Asiakirjat ovat missä tahansa muodossa (pergamentti, paperi, mikrofilmi, digitaalinen dokumentti, ääninauha) olevaa, tallennettua informaatiota, jonka organisaatio on tuottanut tai vastaanottanut ja jota ylläpidetään organisaation toiminnan tarpeisiin ja säilytetään todisteena tästä toiminnasta (Kennedy & Schauder 1998).

Asiakirjojen syntykontekstit ja laatimissyyt erottavat asiakirjat muista dokumenteista; asiakirjat ovat prosessilähtöistä informaatiota, jota luodaan, strukturoidaan ja tallennetaan toimintaprosesseissa siten, että myös asiakirjatiedon haku on mahdollista tuon toimintakontekstin kautta (Thomassen 2001).

Asiakirjan tunnusmerkki ei ole sen fyysinen muoto vaan sen kontekstuaalinen, toimintaan liittyvä luonne. Oleellista sekä asiakirjatiedon todentamis- että muistifunktiossa on asiakirjojen ja niitä tuottavien toimintaprosessien välinen yhteys, mikä pitää säilyttää ja siten myös yhteydet muihin asiakirjoihin. Yhteyttä ylläpidetään asiakirjahallinnollisin ja arkistollisin metodein: metadatan, rekisteröinnin, säilytysjärjestelmien, kuvailun ja luetteloinnin avulla.

Asiakirjatietoon liittyvän metadatan rekisteröinti ja säilyttäminen on erityisen välttämätöntä sähköisten asiakirjojen osalta. Sähköisessä asiakirjassa sisältö, konteksti ja rakenne ovat erotettuja toisistaan ja niitä hallitaan metadatan avulla.

Sähköinen asiakirja on dokumentti, jonka tallennus ja esitys perustuu sähköisiin välineisiin. Se laaditaan useimmiten tekstinkäsittelyohjelmistojen avulla ja sisältää yksinkertaisimmillaan vain tekstiä ja numeroita. Elektroninen dokumentti voi olla

  • digitaalinen (esitetään bitteinä; disketit, CD-levyt) tai
  • analoginen (esitetään sähköisen jännitteen vaihteluna; ääninauhat, videonauhat).
Sähköisiä asiakirjoja ovat myös digitaaliseen muotoon skannattu paperiasiakirja, taulukkolaskennalla tuotettu taulukko, suunnitteluohjelmalla tuotettu piirustus, sähköpostiviesti, digitaalikuvat, videoleikkeet ja verkkojulkaisut.

Myös sähköistä asiakirjaa määrittävä tärkein kriteeri on sen yhteys toimintaan ja työprosesseihin.

Takaisin