Informaatiotutkimuksessa tietoa on perinteisesti pidetty ihmisoikeutena. Siksi tietohallinnon peruspremissi, informaatio ja tieto arvokkaana voimavarana, on aiheuttanut paljon akateemista argumentointia varsinkin alan vakiintumisen alkuvaiheessa. Argumentit informaation luonteesta ja resurssijohtamisen soveltuvuudesta sen hallintaan keskittyvätkin pääasiallisesti informaation luonteeseen ja sen arvoon. Informaation arvo on käytännössä ja kaikkine ulottuvuuksineen hyvin vaikea määrällistää. Informaatio ei ole staattinen resurssi, joka hankitaan ja varastoidaan vaan pikemminkin dynaaminen luonteeltaan aiheuttaen jonkinasteisen muutoksen siihen kokonaisuuteen tai järjestelmään, jossa se toimii. Informaation käsittäminen resurssina pitää sisällään arvon määrittelemisen tiedolle. Informaation erityispiirteillä on vaikutuksensa informaation ja tiedon arvon määrityksessä.

Tiedon rooli tai tehtävä organisaatiossa määrittelee tiedon organisaation resurssina, eivät sen yhtäläisyydet muiden resurssien kanssa. Tieto on laadullisesti erilainen kuin muut resurssit. Eräät tutkijat väittivät 1990-luvun alussa, että tietoresurssien johtamisen idea soveltuu hallinnollisen (Administrative) tiedon hallintaan paremmin kuin muutoksen johtamiseen, innovointiin ja kehittämiseen eli juuri niihin asioihin, jotka tekevät tiedosta organisaatiolle strategisesti arvokkaan voimavaran (ks. Eaton & Bawden, 1991; Yates-Mercer & Bawden, 2002) (tutustu myös lukuun Tiedon strateginen johtaminen). Tämän vuoksi tietoresurssien johtaminen ja menetelmät soveltuvatkin hyvin organisaatiossa käsiteltäviin asiakirjoihin ja asiakirjahallintoon (Records Management).

Tiedon arvo voidaan määritellä yhtäältä sen ympäristön eli kontekstin perusteella, jossa se vaikuttaa ja toisaalta sen käytön mukaan. Kun arvo määritellään kontekstin perusteella lähtökohtana on, että viestillä on merkitys ja arvo vain tietyssä ympäristössä. Tällöin ympäristön rakenne määrittelee sen, mikä tieto on hyväksyttyä ja relevanttia (ts. arvokasta) esim. ongelmanratkaisuun, päätöksentekoon tai tehtävän suorittamiseen. Kun tiedon arvo määritellään sen käytön mukaan lähtökohtana on käyttäjä ja hänen tiedon käyttönsä. Toisin sanoen tällöin hyväksytään ajatus, että tiedolla ei ole arvoa ennen kuin joku käyttää sitä.

Ongelmia tiedon arvon määrittelylle tuottaakin se tosiasia, että tiedon arvo ei yksinkertaisesti ole määrällistettävissä. Arvoa on mahdotonta määritellä etukäteen eikä se muutu ajan myötä ennustettavissa olevalla tavalla. Tiedon arvo voidaan määritellä subjektiivisesti. Tällöin arvo määräytyy myös tilannetekijöiden mukaan. Tätä kutsutaan tiedon tilannesidonnaisuudeksi. Tietoresurssien hallinta –käsite pyrkii minimoimaan nämä tilanteeseen liittyvät tekijät.

Tiedon arvo on erotettava tiedon kustannuksista, kuten esimerkiksi tiedon tuotantoon (hankintaan, tuottamiseen, säilytykseen, hakuun, markkinointiin, jakeluun, jne.) suorasti ja epäsuorasti liittyvät kustannukset.

Tiedon kustannukset eivät heijastele tiedon todellista arvoa sen käyttäjille. Tämän vuoksi myös tietovarantojen (Information / Knowledge Assets) arvo on vaikea määritellä. Niiden voidaan katsoa kattavan ne tietoresurssit, joiden arvo on todella määritelty tai joiden arvo tiedetään.

Tiedon hinta puolestaan on esimerkiksi se maksutaso, jonka myyjä tuotteelleen asettaa. Hinta sisältää sekä kustannukset että katteen.

Informaation erityispiirteet


Clevelandin (1982) mukaan informaatiolla on seuraavat erityspiirteet:

  • Inhimillisyys (Human), toisin sanoen informaatio on olemassa vain havaintojen kautta.
  • Laajenevuus (Expandable), informaatio lisääntyy sitä käytettäessä.
  • Tiivistyvyys (Compresseable), sillä informaatiota voidaan yhdistellä, koota yhteen jne.
  • Korvaavuus (Substitutable), sillä informaatio voi korvata muita resursseja.
  • Siirrettävyys (Transferable), toisin sanoen informaatiota voidaan siirtää erittäin nopeasti.
  • Leviävyys (Diffusive), sillä informaation taipumuksena on vuotaa salassapidosta ja valvonnasta huolimatta ja minkä enemmän sitä vuotaa sitä enemmän informaatiota meillä on.
  • Jaettavuus (Shareable) ei vaihdettavuus (Exchangeable), sillä informaatio voidaan antaa pois ja pitää itsellä samanaikaisesti.
Lisäksi informaation aineettomuus tekee siitä vaikeasti hallittavan resurssin. Tekijänoikeudet ja viitetiedot ovat yksi tapa hallita informaatiota jossakin määrin. Tämän vuoksi voimmekin väittää, että perinteiset resurssien valvonnan käytännöt (esim. laillinen suojelu, salassapito ja monopoli) eivät ole sellaisenaan sovellettavissa informaation valvontaan.

Informaatiolla on piilohyödykkeen ominaisuuksia, sillä sen arvo saatetaan ymmärtää vasta pitkän ajan kuluttua sen käytöstä. Tietopalvelut puolestaan ovat kokemuksellisia hyödykkeitä, sillä niitä arvioidaan käytön jälkeen. Tietotekniikka sitä vastoin on kestokulutushyödyke, sillä sitä käytetään useita kertoja ja pitkään. Informaation ja tiedon arvo onkin ongelmallinen käsite, koska niiden arvo voidaan määritellä vasta vastaanoton jälkeen. Tämän vuoksi esimerkiksi kysynnän analysointi –tekniikoita voi olla vaikea soveltaa, vaikka ne mahdollistavat tuotteen hinnan ja määrän (tuotanto ja myynti) välisen suhteen laskemisen. Tämän vuoksi myös tiedon elinkaari –käsitettä voi olla vaikea soveltaa käytännössä (kts. asiakirjahallinnon käsite asiakirjan elinkaari).

Taylorin käsitys informaation arvon määrittämisestä


R.S.Taylor (1986) esittää kolme perustetta informaation arvon määrittelemiselle:

  • vaihtoarvo (Exchange Value)
  • käyttöarvo (Use Value)
  • käytön vaikutus (tulos) (Outcome).
Vaihtoarvo syntyy silloin kun jotakin vaihdetaan johonkin toiseen. Vaihtoarvo on siten ostajan ja myyjän välinen sopimus. Silloin kun tietty määrä rahaa vaihdetaan johonkin toiseen, vaihdon kohde saa rahallisen arvon. Käyttöarvo (Use Value) luo perustan vaihtoarvolle asettamalla vaihdolle ehdot. Kun informaation käyttöä arvioidaan sen vaikutusten mukaan, käyttäjä arvioi informaation arvon pyrkimällä ennakoimaan sen potentiaalisen käyttökelpoisuuden. Tällöin käyttäjä kykenee tietyssä ympäristössä suhteuttamaan informaation tai viestien merkityksen ongelmanratkaisuun tai tehtävään. Tarkkojen laskelmien tekeminen voi kuitenkin olla hankalaa. Tällöin tietämättömyys vastaa epävarmuuden tilaa (Uncertainty). Informaation saaminen vähentää epävarmuutta kuitenkin vain mikäli se on arvokasta sille prosessille, jota varten sitä hankitaan. Tällöin hankittu informaatio saa aikaa juuri toivoton muutoksen siihen tilanteeseen tai järjestelmään, missä sitä käytetään.


Takaisin