Kurssin alkuperäinen materiaali
© Ari Haasio & Pertti Vakkari / Internetix

Perusteet

Mitä tieto on?


Tietoon liittyvien käsitteiden määrittelyä
Suomen kielessä tiedon ja informaation käsitteet ovat hyvin vaikeita määritellä yksiselitteisesti. Informaatiotutkimuksessa on jokseenkin vallitsevana käsitys, jonka mukaan tieto muodostaa nk. arvoketjun (Value Chain of Information). Se merkitsee datan jalostumista informaatioksi, informaation jalostumista edelleen tiedoksi ihmisten käyttöön sekä tietämykseksi ja lopulta viisaudeksi.

Data (Data) on merkkejä tai symboleja. Se on potentiaalista informaatiota, joka voi tulla välityksen kohteeksi.



Informaatio (Information) tulee latinankielisestä sanasta in-formare (muotoilu; muotoon paneminen). Teknisessä mielessä informaatio on materian muotoamista tai muodon siirtämistä. Informaatio on välitettävänä, siirrettävänä tai viestitettynä olevaa tietoa. Se on sekä seurausta informaation tuottajan tietämyksen tavoitteellisesta muokkauksesta että jotakin, jonka havaitseminen vaikuttaa vastaanottajan tietämyksen tilaan ja muokkaa sitä. Voidaan sanoa, että informaatio syntyy merkkien (ts. datan) tulkinnasta.



Tieto (Knowledge) syntyy informaation muuttaessa tulkitsijan kognitiivista rakennetta. Tiedon synonyymina tietämys on ihmisellä itsellään tietyllä hetkellä oleva ymmärrys itsestään ja ympäröivästä maailmasta. Tieto ei välttämättä edellytä viestintää. Taitotieto (Know-how) syntyy, kun informaatio johtaa myös toimintaan. Samalla tavoin syntyy osaaminen (Knowing), jonka synonyymina tietyissä yhteyksissä käytetään myös termiä tietäminen.



Viisaus (Wisdom) on kyky käyttää tietämystä omassa toiminnassaan. Se on toiminnasta saadun kokemuksen ja osaamisen sekä tiedon ja ymmärryksen summa.



Tiedonhankinta ja tietotyypit

external image tietotyy.gif


Informaatio- ja tietoresurssit

Eksplisiittisesti määriteltynä informaatioresursseilla (Information Resource) tarkoitetaan informaatioyksikköjä (Item), jotka ovat käyttäjän saatavilla tiedonvälitysprosessissa. Suomen kielessä informaatioresurssin synonyymina käytetään kuitenkin usein termiä tietoresurssi (Tietohallinnon osuuden luku Tietoresurssien hallinta).



Eksaktin määritelmän mukaan tietoresurssit (Knowledge Resources) kuitenkin ymmärretään sellaisiksi informaatioresursseiksi, joissa tieto (Knowledge) esitetään ja joiden avulla se välitetään käyttäjille. Tällaisista organisaation resursseja voidaan kutsua myös tietämysresursseiksi.

Viime aikoina jokaisen organisaatioympäristön ainutlaatuisuuden merkitystä on korostettu pyrittäessä määrittelemään ne informaatiosisällön kantajat, mitkä muodostavat organisaation tietoresurssit. Tieto/tietämysresurssit (Knowledge Resources) voidaan määritellä myös ydinosaamisena. Tämän tyyppiset tietoresurssit ovat nousseet yhä keskeisempään asemaan 1990-luvulta alkaen.

Tiedonlähde (Information Source) ymmärretään kohteeksi, josta saadaan tietoa tai joka laaditaan tiedonhankinnan edistämiseksi. Tietosisällön ohella tiedonlähde kattaa myös informaation kantajan tai informaatioalustan (Platform, Format). Esimerkkejä tiedonlähteistä ovat kirja, julkaisu, lehti tai asiakirja. Myös asiantuntijat ovat tiedonlähteitä.



Tietoon liittyviä keskeisiä käsitteitä

Niiniluodon tiedon lajit

Niiniluoto erottelee erilaisia tiedon lajeja:
1. tieteellinen tieto
2. propositionaalinen tieto
3. yleinen tieto
4. selitykset
5. modaalinen tieto
6. numeraalinen tieto
7. arvioiva tieto
8. välineellinen tieto

Informaatiotutkimuksen näkökulmasta tieto on jotain asiantilaa tai asiaa kuvaavan semanttisen ja pragmaattisen informaation tulkinta ja/tai siihen pohjautuva merkityksenanto. Tämän tiedon tulkitsija on viime kädessä yksilö, johon vaikuttaa niin yhteisö kuin kulttuuri, jossa hän elää.



Semanttinen informaatio

Semanttinen informaatio liittyy väitelauseisiin, jotka ilmaisevat maailmaa koskevia asiantiloja. Tällaisia lauseita ovat esimerkiksi:

  • Tänään sataa
  • Suomi on EU:n jäsenvaltio
Mitä paremmin väitelause kykenee sulkemaan pois asiantiloja, sitä informatiivisempi se on. Kaikella semanttisella informaatiolla on myös totuusarvo eli lause on joko loogisesti tosi tai epätosi. Esimerkiksi lause “Saksalaiset hyökkäävät Puolaan ensi maanantaina klo 17.00” on informatiivisempi kuin lause “Saksalaiset hyökkäävät Puolaan”.

Pragmaattinen informaatio



Tämä informaation laji ilmaisee vastaanottajalle jonkin yllätyksellisen tai merkittävän asian. Mitä hyödyllisempi viesti on vastaanottajan näkökulmasta, sitä pragmaattisempaa informaatio on. Pragmaattinen informaatio sisältää ajatuksen informaatiosta resurssina, jota hyödyntämällä voimme toimia. Esimerkiksi uutiset ovat tämänkaltaista informaatiota, mutta niiden pragmaattisuus on aikaan sidottu. Uutisen on tultava ajallaan.

Lue lisää tietoresurssien hallinnasta ja tietohallinnosta informaatiotutkimuksen opintojen jaksosta

Tietohallinto:

Robert S. Taylorin käsitys informaatioresursseista

Burkin & Hortonin informaatioresurssien jaottelu
Informaation ja muiden resurssien yhtäläisyydet

Informaation erityispiirteet

Bergeronin käsitys informaatioresursseista

Buchanan & Gibbin informaatioresurssi-käsite
Tieto organisaatiossa
Tietojärjestelmän käsite

Tietoa organisoivan tiedonvälityksen perusfunktiot


Tietoa organisoiva tiedonvälitys (esim. kirjasto) pyrkii

  • Asettamaan erilaiset tietoresurssit käyttöön
  • Tarjoamaan erilaisia tietoresurssien löytämismekanismeja
  • Mahdollistaa relevanttien ja pyydettyjen resurssien identifioinnin ja paikallistamisen
  • Toimii yksilöityjen resurssien toimitusmekanismina (delivery mechanism), jonka tarkoituksena on toimittaa tarvitsijalle myös sellaiset resurssit, joita ei ole paikallisesti saatavilla (esim. kaukolainaus)
Keskeistä on, että tietoresurssien löytämiseksi meidän on kyettävä identifioimaan ja paikallistamaan ne. Löytämismekanismi mahdollistaa sen esimerkiksi selailun (browsing) tai hakumekanismien avulla.

Tietoresurssien löytämisjärjestelmä käsittää

  1. Dokumenttien kuvaukset
  2. Dokumenttien abstraktit
  3. Dokumenttien koko tekstin
Mitä ovat tieto- ja informaatioresurssit?

Informaatioresursseilla tarkoitetaan

  • informaatioyksikköjä (item), jotka ovat käyttäjän saatavilla tiedonvälitysprosessissa.
Tietoresurssit (knowledge resources) ovat

  • informaatioresursseja, joissa tieto (knowledge) esitetään, ja joiden avulla se välitetään käyttäjälle
  • tietoresursseja kutsutaan yleensä julkaisuiksi tai dokumenteiksi
Viiteresurssit (reference resources) ovat

  • informaatioresursseja, jotka kuvaavat tietoresursseja (primaaritiedonlähteitä)
  • sisältävät vähintään formaalin kuvauksen tietoresursseista
  • bibliografinen kuvaus (nimeke, tekijä, painovuosi, yms.)
  • voivat myös kuvata aihetta tai sisältöä
  • niihin voi myös sisältyäresurssin paikallistamistieto
  • sekundaaritiedonlähteitä
Tietoresurssien saatavuus (availability)

Vielä toistaiseksi paikalliset kokoelmat ovat edelleen helpommin saatavissa, mutta verkottunisen myötä yhä useammat dokumentit ovat globaalisti hyödynnettävissä paikasta ja ajasta riippumatta.

Saatavuuteen vaikuttavat

  • käyttäjän pääsy (access) paikalliseen kokoelmaan ja verkkoihin
  • käytön helppous
  • tietoresurssien hallinta (management)
Tietoresurssien äärelle voidaan päästä erilaisia löytämismekanismeja käyttäen. Pääosa tietoresursseista on joko elektronisia verkkoresursseja tai vaihtoehtoisesti painettuja resursseja.

Saatavuuden kannalta keskeisiä tekijöitä ovat

  • informaation laatu
  • tietoresurssien toimitusaika
  • integroitu tietoresurssien löytämismekanismi (esim. yhteisluettelo)
  • relevanttien lähteiden määrä
  • hakutulosten kattavuus
  • uusi pääsykohta (entry point) tietoavaruuteen
Tietoresurssien löytämistä voidaan helpottaa bibliografisten järjestelmien ja niiden integroinnin avulla. Myös löytämisjärjestelmien kehittäminen ja linkitykset löytämisjärjestelmistä resursseihin edistävät löytämistä. Lisäksi käyttäjäopastus, identifiointitietojen liittäminen paikkatietoihin, informaation suodatus, erilaisten älykkäiden agenttien käyttö ja työtoimintojen integrointi edesauttavat tietoresurssien löytämistä.

Erilaisten tietoresurssien laadunvarmistus, puhuttiinpa sitten elektronisista tai perinteistä tietoresursseista, on keskeistä. Tässä kirjastolla on tärkeä tehtävä. Sen tekemät laatuarvioinnit ja pohjatyö ovat hyvä perusta laadunvarmistukselle. Myös eri alojen asiantuntijoiden käyttö, lähdekritiikki ja vertaisarviointi helpottavat laadunvarmistusta.


Viestinnän tyypit


Ristiintaulukoimalla viestinnän kaksi keskeistä kriteeriä, voidaan hollantilaisten viestintätutkijoiden J.L. Bordewijkin B. van Kaamin mukaan löytää viestinnän keskeiset ulottuvuudet. Näin muodostuu viestinnän neljä tyyppiä, jotka ovat puhuttelu (allocution), rekisteröinti (registration), keskustelu (conversation) ja konsultaatio (consultation). (ks. oheinen kuvio)

external image ristitau.gif

Lähde: McQuail 1994, s. 57

Puhuttelu

  • Yksisuuntaista viestintää, jossa keskitetystä lähteestä jaetaan tietoa useammille vastaanottajille, siten että viestintään ei yleensä liity välitöntä palautemahdollisuutta. Vrt. Esim. käskynjako armeijassa.
Konsultaatio

  • Tietovarannon hallinta on keskitetty. Yksilö voi kuitenkin valita mitä tietoa hankitaan ja milloin. Esim. käynti lääkärin vastaanotolla.
Rekisteröinti

  • Tietovarannon hallinnasta päättää yksilö ja viestinnän ajan ja aiheen valinnasta puolestaan jokin organisaatio. Esim. nopeusvalvontakamera rekisteröi ylinopeuden.
Keskustelu

  • Yksilö päättää itse viestinnän ajan ja aiheen sekä paikan. Keskustelu voi olla kahdenvälistä, monenkeskeistä ja se voidaan toteuttaa useita eri kanavia myöten (kasvokkainen dialogi, IRC, jne.)

Informaatiotutkimuksen synty


Tieteenalana informaatiotutkimuksen juuret yltävät aina 1800-luvulla syntyneeseen kirjastotieteeseen. Toisaalta 1950-luvulla virinnyt kiinnostus kirjasto- ja tietopalvelualan käytäntöjä kohtaan on suunnannut myös voimakkaasti tieteenalan kehitystä.

Informaatiotutkimuksen profiloitumiseen ovat vaikuttaneet voimakkaasti:

  • Pohdinnat jo 1940-luvulla siitä, kuinka tietoa voitaisiin tallentaa ja hakea nopeammin
  • 1960-luvun informaatioräjähdys
  • Tietotekniikan nopea kehittyminen
  • Perinteisen kirjasto-osaamisen riittämättömyys tiedon organisoinnissa ja käyttöönasettamisessa
Viime vuosina tieteenalan kehitykseen on vaikuttanut ratkaisevasti tietoverkkojen räjähdysmäinen kasvu ja kehitys.

Teknisesti orientoitunut oppiala

Vuonna 1958 perustettiin Britanniassa Institute of Information Scientists, jossa oli jäseninä eri alojen tutkijoita. Heidän tarkoituksenaan oli levittää ja organisoida tieteellistä informaatiota. Tuolloin puhuttiin käsitteestä “management of scientific and technological information”.

Aluksi informaatiotutkimus miellettiin teknisesti orientoituneeksi ja lähinnä tiedonhankintatutkimusta käsitteleväksi tieteenalaksi. Näin pyrittiin kehittämään entistä tehokkaampia informaatiojärjestelmiä. Informaatiotutkimuksen tehtävänä oli selvittää käsitteelliset ja metodologiset perusteet, joille informaatiojärjestelmät tulisi perustaa.

Ala miellettiin voimakkaasti tieteidenväliseksi: kirjastonhoitajat, insinöörit, matemaatikot, kielitieteilijät ja käyttäytymistieteilijät nähtiin tärkeiksi informaatiotutkimuksen kehittäjiksi.

Näin ymmärrettynä informaatiotutkimus jäi vaille vakavaa teoreettista itseymmärrystä.

Juuret kirjastotieteessä

Kirjastotiede (Bibliothekswissenschaft) kehittyi Saksassa omaksi tieteenalakseen 1800-luvun alkupuolella. Alan pioneereihin kuuluva Martin Schrettinger (1807) totesi kirjastotieteen kattavan kaikki ne käsitteet, jotka ovat välttämättömiä kirjaston käytännölliseksi järjestämiseksi. Hän painotti kokoelman järjestämisen merkitystä, sillä kaikkien kokoelmaa käyttävien tuli päästä nopeasti käsiksi tarvitsemaansa tietoon.

Toinen merkittävä tekijä oli bibliografian tutkimus. Ryhdyttiin tarkastelemaan luettelointia, dokumenttien historiaa, luokitusta ja bibliografian tehtäviä sekä tarpeellisuutta ja organisointia.

Termi “library science” syntyi Yhdysvalloissa 1800-luvun lopulla. Sillä tarkoitettiin kirjastokäytäntöjen systemaattista kuvausta; luettelointia, luokitusta, kokoelmatyötä ja kirjastotaloutta. Kirjaston käytön ja lukemisen tutkimusta painotettiin erityisesti 1920-luvulla Chicagon yliopistossa.

Dokumentaatio syntyy

Paul Otlet lanseerasi vuonna 1911 termin “dokumentaatio”. Hänen ajatuksenaan oli yhdistää kirjastonhoito ja bibliografinen tutkimus.

Dokumentaatio kattaa dokumenttien kaikkien aspektien – kirjojen, lehtien, kuva-aineiston – tarkastelun. Erityisesti dokumenttien saatavuus ja bibliografinen valvonta ovat sen keskeisiä mielenkiinnon kohteita.

Féderation Internationale de Documentation (FID) perustettiin vuonna 1937. Sen edeltäjä oli The International Institute of Bibliography.

Henry E. Bliss lanseerasi bibliografisen luokituksen 1930-luvun alussa ja dokumentteja alettiin myös tutkia kvantitatiivisesti (mm. Lotka, Bradford, Zipf).

Ranganathanin lait

Intialainen S.R. Ranganathan kehitti 1930-luvun alussa “kirjastotieteen lait”. Ne ovat normatiivisia oletuksia kirjastotoiminnan organisoimisesta eivätkä tieteellisiä lakeja. Ranganathanin mukaan

  • kirjat ovat käyttöä varten
  • jokaiselle lukijalle kirja
  • jokaiselle kirjalle lukija
  • kirjasto on kasvava organismi
  • säästä lukijan aikaa
Nämä viisi sääntöä ovat leimanneet paljon kirjastoalan kehitystä.

Uusia tutkimusaloja

Informaation levittämisen ja tieteellisen viestinnän tutkimuksesta kiinnostuttiin 1940-luvun lopussa ja 1950-luvulla. Tuolloin selviteltiin mm. sitä, miten tiedon keruuta voidaan optimoida. Esimerkiksi John Bernal tutki tutkijoiden viestintäkäytäntöjä ja tieteellisten kongressien roolia viestinnässä.

Myös tiedontarpeiden ja tiedonhankinnan tutkimus alkoi viritä. Informaatiotutkimuksen keskeisimmät elementit olivatkin koossa 1960-luvun alussa.


Informaatiotutkimuksen kaksi paradigmaa


Francis L. Miksa (1991) on jäsentänyt kaksi informaatiotutkimuksen keskeistä paradigmaa.

Ensimmäinen paradigma käsittelee kirjastoa yhteiskunnallisena instituutiona. Toinen puolestaan pohtii informaation liikkumista ihmisten välisenä viestijärjestelmänä.

Kutsumme näitä paradigmoja

  1. Kirjastoparadigmaksi
  2. Informaation liikkumisen paradigmaksi
Usein on pohdittu, ovatko nämä kaksi paradigmaa vastakkaisia vai täydentävätkö ne toisiaan.

Kirjastoparadigman ongelmana on usein yksinkertaistettu kuva yhteiskunnallisen ja kulttuurisen muutoksen dynamiikasta. Taustalla on idealistisia ajatuksia lukemisen ja yhteiskunnallisten ongelmien ratkaisemisen yhteydestä. Yksilö hyötyy, kun lukee kirjaston kautta saatavia teoksia. Kirjasto on “ihmiskunnan muisti”. Kuitenkaan ei voida olettaa suoraviivaisesti, että kirjaston kirjojen lukeminen ratkaisee yhteiskunnallisia ongelmia (valistusajattelun kritiikki).

Informaation liikkumisen paradigmakaan ei ole ongelmaton.

Informaatio ei ole vain standardimaisten yksiköiden siirtämistä paikasta toiseen. Vastaavasti myös signaalinsiirron teoria, johon paradigma pitkälti tukeutuu, ei ole ongelmaton. Informaatio ei myöskään aina ole välineellistä vaan voimme hankkia sitä myös viihtellisiin tarkoituksiin.

Paradigmaa on myös arvosteltu siitä, että se ei kiinnitä huomiota niihin erityispiireisiin, kuten missä informaatiota liikutellaan. On eri asia liikutella informaatiota tutkimuslaboratoriossa tai koululuokassa.

Informaatiotutkimuksen keskeiset tutkimusalueet

Informaatiotutkimus sivuaa useita tieteenaloja ja tekee niiden kanssa yhteistyötä. Yhteistä kaikille kuitenkin on, että informaatiotutkimus on nimenomaisesti kiinnostunut siitä, kuinka tieto välittyy tuottajien ja käyttäjien välillä.

Keskeisiä tutkimusalueita voi lähestyä joko induktiivisesti kokoamalla tietoa niistä alueista, joilla on tehty eniten tutkimusta tai deduktiivisesti määrittelemällä tietyt sisällölliset kriteerit ja jäsentämällä informaatiotutkimuksen kenttä niiden avulla.

Oppiaineen keskeiset osa-alueet tutkimuksen kannalta ovat:

  • Tiedonhankinta
  • Tiedon tallennus ja haku
  • Kirjasto- ja informaatiopalvelutoiminta
  • Tietohallinto
  • Tieteellinen kommunikaatio
  • Kirjastohistoria
Tutkimusten määrä on kasvanut parin viime vuosikymmenen aikana ripeästi; resursseja on saatu lisää. Etenkin tiedon tallennusta ja hakua koskevien tutkimusten määrä on kasvanut runsaasti. Muita suosittuja tutkimuskohteita ovat tiedonhankintatutkimus ja kirjasto- ja informaatiopalvelutoiminta.

Tutkimusten määrän kasvua Suomessa kuvaa hyvin seuraava taulukko (Kerttula 2000):
Aihe
1980-84
1985-88
1989-95
K&I palvelut
21
30
70
Tiedon tall. & haku
23
40
73
Tiedonhankinta
24
20
60
Tiet. kommunikaatio
8
7
21
yht.
76
97
225

Tiedonhaun tutkimus on voimistunut, mutta esimerkiksi luetteloinnin ja bibliografioiden tutkimus vähentynyt. Taulukosta ei vielä voi havaita tietoverkkoaikakauden aloittamaa kehitystä, jolloin Internetiä koskevat tutkimukset ovat tulleet erittäin suosituiksi.

Tutkimus Tampereen yliopistossa

Valtaosa oppiaineen tutkimuksesta on maassamme keskittynyt Tampereen yliopiston informaatiotutkimuksen laitokselle.

Lue lisää keskeisistä tutkimusaiheista ja tutkimusryhmistä


Informaatiotutkimus tieteenä ja tutkimusalana


Informaatiotutkimuksen (information studies) tavoitteena on luoda käsitys

  1. Yksilöiden ja yhteisöjen tiedontarpeista
  2. Tiedonhankinnan tavoista
  3. Informaatioresurssien organisoinnista,
siten, että se mahdollistaa halutun informaation käyttöön saamisen.

Pyrkimyksenä on siis helpottaa niin yksilöiden kuin yhteisöjen pääsyä tiedon lähteelle ja parantaa heidän mahdollisuuksiaan hankkia tietoa kulloisessakin tiedontarvetilanteessa. Käytännössä tämä heijastuu mm. informaatiotutkimuksen saavuttamien tutkimustulosten soveltamisena käytäntöön mm. tietopalveluissa, arkistoissa, kirjastoissa ja tietoverkoissa.

Informaatiotutkimus käsittelee tieteenalana ensisijaisesti tallennetun informaation välittymistä tuottajien ja käyttäjien välillä.

Tiedonvälityksen mahdollisuusrakenteet

Hyvin usein puhutaan tiedonvälityksen mahdollisuusrakenteista, jotka helpottavat halutun informaation käsille saantia. Tällöin informaation välitystä pohditaan informaation ja käyttäjän välisen suhteen kautta ja tarkastelemalla tämän suhteen mahdollistavia rakenteita ja toimintoja, kuten kirjastoja tai tietoverkkoja.

Mahdollisuusrakenteiden avulla voidaan tunnistaa haluttu informaatio (mitä), paikallistaa se (missä) ja toimittaa se käyttäjille.

Informaatio löytyy tiedon universumista, millä tarkoitetaan sitä kokonaisuutta mikä pitää sisällään kaikki dokumentit sekä vallitsevan tietämyksen.

Kirjastotieteestä informaatiotutkimukseen

Tieteenalaa on kutsuttu eri aikoina ja eri maissa useilla eri nimillä:

  1. Kirjastotiede (library science, Bibliotekswissenschaft, biblioteksvetenskap)
  2. Informaatiotiede (information science(s), Informationswissenschaft, informationsvetenskap)
  3. Kirjastotiede ja informatiikka (library and information science = LIS)
  4. Dokumentalistiikka (documentation, documentation studies, documentation science)
  5. Informaatiotutkimus
Miksi informaatiotutkimus – pohdintaa nimestä

Miksi informaatiotutkimus on Suomessa vakiintunut tieteenalan nimeksi? Se on suomennos englannin kielen termistä information studies. Se, tulkitaanko kirjastotiede ja informatiikkaa yhdeksi vai kahdeksi erilliseksi tieteenalaksi tai kirjastotiede osaksi informaatiotutkimusta, on asia josta on keskusteltu paljon. Informaatiotutkimus kattaa joka tapauksessa sekä kirjastotieteen että informatiikan.

Historiallisesti kirjastotiede ja informatiikka voidaan erottaa toisistaan erillisten tutkimuskäytäntöjen ja ammattilinjojen valossa.

Informaatiotutkimus valikoitui 1990-luvun alussa tieteenalan nimeksi jo senkin vuoksi että sillä on vähemmän historiallista painolastia. Informaatiotutkimus kuvaa myös hyvin tieteenalan tutkimuskohdetta ja ei rajoita sitä liian tiukasti kirjastoinstituutioon, kuten kirjastotiede ja informatiikka teki.

Nuori tieteenala

Suomessa termi “informaatiotutkimus” otettiin käyttöön 1990-luvun alussa. Sitä ennen tutkimusalasta käytettiin nimeä “Kirjastotiede ja informatiikka”.

Yliopistollisena oppiaineena tutkimusala sai ensimmäisen professuurinsa vuonna 1971 Tampereen yliopistossa ensimmäisenä maana Pohjoismaissa. Tätä nykyä informaatiotutkimusta on mahdollista opiskella Tampereen yliopiston lisäksi myös Oulun yliopistossa ja Åbo Akademissa.

Ennen vuotta 1971 kirjastonhoitajia koulutettiin Tampereen yliopistossa ja sitä ennen Yhteiskunnallisessa korkeakoulussa. Tuolloin opetus tähtäsi puhtaasti kirjastoammatillisen pätevyyden kartuttamiseen.

Informaatiotutkimuksen synty
Informaatiotutkimuksen kaksi paradigmaa

Informaatiotutkimuksen luonne

Nuorena tieteenalana informaatiotutkimuksella ei vielä ole sellaista jäsennystä, joka yksiselitteisesti kuvaisi sen olemusta. Pikemminkin voidaan puhua eri käsityksistä ja näkökulmista informaatiotutkimukseen. Suomessa keskusteltiin etenkin 1980-luvulla kirjastotieteen ja informatiikan luonteesta. Tuolloin pohdittiin sitä, tulisiko tieteenalan olla positivisesti suuntautunutta teknistä tiedettä vai reflektiivistä yhteiskuntatiedettä. Myös marxilaiset näkemykset sävyttivät keskustelua.

1990-luvulla mielenkiinto tieteenfilosofiseen pohdiskeluun on vähentynyt niin Suomessa kuin ulkomaillakin. Se ei kuitenkaan tarkoita yhtenäisen ja yleisesti tunnustetun yksimielisyyden saavuttamista informaatiotutkimuksen luonteesta.

Suunnittelutiede vai perustiede?

Runsaasti keskustelua herättänyt kysymys on ollut myös se, onko informaatiotutkimus suunnittelutiede vai perustiede? Suunnittelutieteellä tarkoitetaan tieteenalaa, joka pyrkii löytämään tehokkaampia keinoja joidenkin asioiden hoitamiseksi, eikä niinkään kuvaamaan ja ymmärtämään maailmaa. Perustiede taas on luonteeltaan kuvailevaa eli deskriptiivistä. Se tarkastelee kohteen yleisiä lainalaisuuksia ja pyrkii kuvaamaan millainen maailma on nyt tai tulevaisuudessa.

Etenkin 1960- ja 1970-luvuilla suunnittelutieteellinen näkökulma korostui. Tuolloin katsottiin, että informaation tutkimisessa sinänsä ei ole mitään itseisarvoa vaan sitä tehdään informaation tavoitettavuuden edistämiseksi ja tietojärjestelmien tehostamiseksi. Tämä pragmaattinen painotus heikentyi 1980-luvulla ja informaatiotutkimus alettiin ymmärtää yhä useammin perustieteeksi. Deskriptiivisen näkemyksen taustalla oli kritiikki suunnittelutieteellisen näkökulman suppea-alaisuutta vastaan. Eräänlaisena välimuotona on esitetty käsitys, että informaatiotutkimus on ongelmasuuntautunut tieteenala (problem-oriented approach), joka palvelee myös spesifiä kirjasto- ja tietopalvelutoiminnan ammattikäytäntöä.


Kirjastohistoria


Kirjastohistoria on yksi perinteisistä informaatiotutkimuksen tutkimusaloista. Sen juuret ulottuvat Suomessa aina 1700-luvulle saakka, jolloin Henrik Gabriel Porthan julkaisi moniosaisen Turun Akatemian kirjaston historiaa käsitelleen väitöskirjansa.

Kirjastoinstituutiota on tutkittu julkaisemalla eri kirjastojen historioita ja historiikkeja. Myös aatehistorian alalla kirjastolaitoksen historiaa on sivuttu.

Keskeinen kirjastohistoriaa käsittelevä kotimainen tutkimus on Ilkka Mäkisen (1997) väitöskirja “Nödvändighet af LainaKirjasto” : modernin lukuhalun tulo Suomeen ja lukemisen instituutiot, joka käsittelee perinpohjaisesti kotimaisen kirjastolaitoksen historiaa ja sen kehitystä.

Kirjastolaitos maailmalla

Kirjastot eivät ole uusi ilmiö. Niiden historia ulottuu aina kolmannelle vuosituhannelle ennen ajanlastumme alkua. Arkeologisten kaivausten perusteella on saatu selville, että Kaksoisvirranmaassa oli kirjastonomaisia järjestettyjä kokoelmia jo tuolloin. Assyyrian kuningas Assurbanipalilla (669-627 eKr.) oli Ninivessä 25 000 savitaulun laajuinen nuolenpääkirjoituksella kirjoitettu kirjasto. Se oli luetteloitu ja sillä oli myös oma kirjastonhoitaja. Myös Kiinassa ja Egyptissä on ollut temppeleiden ja kuninkaiden kirjastoja.

Kirjastot antiikin aikana

Aristoteles (384-322 eKr.) perusti peripateettisen koulukunnan kirjaston filosofikoulujen tutkimusta ja opetusta varten. Se oli esikuvana antiikin kenties tunnetuimmalle ja merkittävimmälle kirjastolle, Ptolemaios I:n perustamalle Aleksandrian kirjastolle.

Aleksandrian kirjasto oli suurimmillaan viimeisellä vuosisadalla ennen Kristusta, jolloin siellä on arvioitu olleen noin 700 000 pergamenttia tai papyruskääröä. Antiikin oppineet työskentelivät Aleksandrian kirjaston kirjastonhoitajina. Kuuluisin heistä oli Kallimakhos (k. 240 eKr.), joka loi 120-osaisen kirjaston luettelon eli Pinakesin (pinakes = taulut). Aleksandrian kirjastossa oli todennäköisesti koko antiikin ajan kirjallisuus. Kirjasto tuhoutui tulipalossa vuonna 391.

Muita antiikin ajan kuuluisia kirjastoja olivat muun muassa Pergamonin, Makedonian, Antiokian ja Smyrnan kirjastot.

Kaikille avoimen ja julkisen kirjaston idea esitettiin ensimmäisen kerran Caesarin aikana. Hän suunnitteli kansalliskirjaston kaltaista kirjastoa. Caesarin kuoltua Asinius Pollio perusti ensimmäisen julkisen kirjaston Roomaan 39 eKr. Kaikkiaan niitä oli noin 30 ja ne sijaitsivat temppeleiden yhteydessä.

Keskiajalta uudelle ajalle

Keskiajan kirjastolaitokselle tyypillisimpiä olivat luostarikirjastot. Merkittävää oli myös useiden luostarikirjastojen yhteisluettelon, Registrum librorum angliaen, kehittäminen 1200-luvun Britanniassa.

Keskiajalla syntyivät myös yliopistokirjastot, kuten Sorbonne (1257), Oxford (1320) ja Cambridge (1458).

Renessanssin aikana perustettiin useita ruhtinas- ja kuningashovien kirjastoja, jotka ovat muuttuneet kansalliskirjastoiksi. Ranskassa myönnettiin kunikaalliselle kirjastolle vapaakappaleoikeus 1537.

Ensimmäinen kirjastotieteen oppikirja Avis pour dresser une bibliothèque julkaistiin vuonna 1627. Sen kirjoitti kardinaali Mazarinin kirjastonhoitaja Gabriel Naudé. Kirjassaan Naudé esitti, että kirjaston tuli olla systemaattisesti järjestetty tiedon kokoelma, joka on avoin kaikille. Naudén ajatuksilla oli runsaasti vaikutusta tulevaisuudessa.

Englannin kansalliskirjasto, British library, perustettiin vuonna 1753 yhdistelemällä useita yksityiskokoelmia.

Ensimmäinen nykyaikainen yliopiston kirjasto perustettiin vuonna 1737 Göttingeniin Saksaan. Se on ollut esikuvana myös Suomen tieteellisille kirjastoille.

Tieteellisten ja yleisten kirjastojen eriytyminen

Tieteellisten kirjastojen kehitys jatkui 1800-luvulla eri tieteenalojen eriytyessä. Samalla syntyi myös ajatus kansankirjastosta sen nykyaikaisessa merkityksessä.

Vuonna 1848 Bostoniin Yhdysvaltoihin myönnettiin oikeus kantaa nk. kirjastoveroa ja monet muut kaupungit seurasivat pian perässä. Näin kunnat olivat saaneet luvan perustaa kirjastoja. Tätä ennen Yhdysvalloissa toimi maksullisia lainakirjastoja.

Kirjastolaitos Suomessa

Varhaisimmat kotimaiset kirjastot olivat kansainvälisen esikuvan mukaan luostarikirjastoja ja kirkkojen kirjakokoelmia. Esimekiksi Turun tuomiokirkolla oli keskiajalla merkittävä kirjasto.

Vuonna 1640 perustettiin Turun Akatemian kirjasto. Sen tuhouduttua lähes kokonaan Turun palossa 1827, kirjasto siirrettiin laajempana ja uudelleen muodostettuna Helsingin yliopistoon.

Muita merkittäviä 1800-luvulla perustettuja kotimaisia kirjastoja oli Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran (SKS) kirjasto (1831). Korkeakoululaitoksen laajentuessa 1900-luvulla kuhunkin uuteen korkeakouluun perustettiin oma kirjastonsa.

Lukuseuroista yleisiksi kirjastoiksi

Ensimmäisiä lukuseurojen esimuotoja toimi Suomessa jo 1600-luvulla ja 1700-luvulla niitä oli jo eri puolilla maata. Isommissa kaupungeissa toimi myös maksullisia lainakirjastoja.

Kansallisen heräämisen myötä ymmärrettiin myös yleisten kirjastojen tarve. Sivistysaatteen nimissä ryhdyttiin edistämään kansankirjastotoimintaa. Kansankirjastoja perustivat hyväntekeväisyyden nimissä lähinnä papisto ja ylioppilaat. Työväenliikkeen myötä 1800-luvun lopulla syntyi myös nk. työväenkirjastoja.

Amerikasta saapui 1900-luvun alussa ajatus yleisistä kirjastoista, joka johti nykymuotoisen yleisen kirjastolaitoksen kehittymiseen 1900-luvun alussa.

Yleiset kirjastot ovat saaneet valtionapua vuodesta 1921 alkaen. Vuonna 1928 annettu ensimmäinen kirjastolaki vahvisti yleisten kirjastojen roolin osana suomalaista sivistysjärjestelmää.

Toinen kirjastolaki annettiin vuonna 1961 ja nykyisin voimassa oleva laki on peräisin vuodelta 1998.


Kirjaston tehtävät tietohuollossa


Kirjastot ovat keskeisiä mekanismeja, joiden kautta tiedontarvitsijalla on pääsy tietovarantoihin.

Perinteisesti kirjaston klassiset tehtävät voidaan jakaa neljään eri osa-alueeseen:

  1. tietopalvelu
  2. asiakkaiden opastus ja neuvonta esim. tiedonhaussa jne.
  3. tilojen hyödyntäminen aineiston paikalliskäytössä
  4. kokoelmien organisointi käyttöä varten
Tietohuolto on keskeinen osa kirjastojen tehtäväkenttää. Käytännössä se tarkoittaa sitä organisoitua toimintaa, jolla yhteisö huolehtii tarvitsemansa tiedon tuotannosta, hankinnasta, tallennuksesta ja käyttöön saattamisesta.

Kirjastojen toiminnassa verkkoyhteistyön merkitys on korostunut voimakkaasti. Yksittäiset kirjastot ovat osa globaalia kirjastojärjestelmää. Tänä päivänä esimerkiksi British Libraryn kokoelmat ovat tavoitettavissa Internetin kautta. Myös erilaiset yhteisluettelot ovat hyvä esimerkki digitalitoitumisen mukanaan tuomasta verkkoyhteistöstä.

Hyvin usein kirjastot jaotellaan perinteisiin kirjastoihin ja elektronisiin kirjastoihin. Ensin mainitut ovat tavallisia kirjastoja, jotka sijaitsevat fyysisesti jossakin. Jälkimmäisistä taas voidaan käyttää myös nimitystä virtuaalikirjasto, verkkokirjasto tai digitaalikirjasto.

Kirjastotyypit

Kirjastot voidaan jakaa tyypiltään neljään eri ryhmään lähinnä niiden toimintafunktion perusteella:

  1. Yleiset eli kunnalliset kirjastot
  2. Tieteelliset kirjastot
  3. Erikoiskirjastot
Erikoiskirjastoja ovat mm. Eduskunnan kirjasto, Museoviraston kirjasto ja Suomalaisen kirjallisuuden seuran kirjasto.

Erikoiskirjastot keräävät kokoelmiinsa joidenkin tiettyjen erikoisalojen dokumentteja. Ne palvelevat julkisen ja erityisesti yksityisen sektorin organisaatioita. Hyvin usein näiden kirjastojen käyttöoikeus on rajattu esimerkiksi yrityksen työntekijöille.

4. Koulu- ja oppilaitoskirjastot

Koulukirjastojen toiminta Suomessa on vakiintumatonta puutteellisten resurssien vuoksi. Yhä useammin on panostettu oman yksittäisen koulukirjaston kokoelman kartuttamisen sijaan entistä tiiviimpään yhteistyöhön kunnallisen kirjastolaitoksen kanssa.

Oppilaitoskirjastot on tarkoitettu lähinnä kunkin oppilaitoksen omien opiskelijoiden käyttöön.

Yleisten kirjastojen rooli ja merkitys kuntalaisille

Kirjastoilla on monta roolia kuntalaisen kannalta. Yleiset kirjastot ovatkin paitsi tärkeitä kulttuurin, sivistyksen ja tiedon välittäjiä, myös kansalaisten olohuoneita, joissa voi viettää aikaa mitä moninaisimmin tavoin.

Vuonna 1999 kirjastoissa käytiin 64 miljoonaa kertaa ja sieltä tehtiin lähes 100 miljoonaa lainaa. Keskimäärin suomalainen lainasi vuonna 2000 peräti 19,9 nidettä tms. asukasta kohden vuodessa.

Internet-yhteydet ovat suomalaisissa kirjastoissa huippuluokkaa kansainvälisestikin. Iso osa suomalaisista on tutustunut nettiin nimenomaan kirjastossa. Kirjastot ovatkin paikka, joka mahdollistaa demokraattisen pääsyn tietoverkkoon kenelle tahansa maksutta.

Nykyään kokoelmiin hankitaan runsaasti ja monipuolisesti erityyppistä aineistoa. Hankintapolitiikka on liberalisoitunut huomattavasti viimeisten kolmenkymmenen vuoden aikana. Aiemmin viihdettä hankittiin hyvin empien, nykyisin sen merkitys on jo hyväksytty. Myös eri tallennemuotojen määrä on kasvanut. Voisikin sanoa että kirjastosta on vaihe vaiheelta tullut yhä enemmän mediateekki.


Bibliografinen kontrolli


Kirjastojen, arkistojen, tietoverkkojen ja muiden tietoa käyttöönsaattavien organisaatioiden perustehtävänä on helpottaa pääsyä tietovarantoihin ja tehostaa tiedonhankintaa. Bibliografinen kontrolli on keskeinen väline tässä tehtävässä. Sen tehtäviä ovat:

  • Tietoresurssien kuvaus (tekijä, nimeke, julkaisuvuosi, kustantaja jne.)
  • Sisällönkuvailu
  • Asiasanoitus
  • Sijainnin määritteleminen (UDK, YKL)
Kaikki kuvaukset järjestetään niin, että tietoresurssin (kirja, äänite tms.) hakeminen on mahdollista niiden perusteella. Jokaisesta tietoresurssista on olemassa bibliografinen kuvaus. Esimerkiksi Tiedon tie –monografian kuvailutiedot ovat seuraavanlaiset:

Tiedon tie : johdatusta informaatiotutkimukseen / Ilkka Mäkinen, toim. - Helsinki : BTJ
Kirjastopalvelu, 1999 (Saarijärvi : Gummerus).-269 s. : kuv.;21 cm

ISBN 951-692-448-4 (nid.)

UDK: 02 ; UDK: 002 ; UDK: 681.3

YKL: 02.01

Asiasanat: informaatiotutkimus; informatiikka; informaatio; tietohallinto; tiedonhallinta;
kirjastotyö; tiedonhankinta; tiedontarve; tiedontallennus; tiedonhaku; asiakirjat : arkistot;
kirjastot : tiedonvälitys; bibliometriikka; tietoyhteiskunta; tietoverkot : tulevaisuus; Internet

Verkossa oleva kirjastoluettelo integroi useita resurssityyppejä ja niiden löytämismekanismeja.

Yleisellä bibliografisella valvonnalla pyritään kansainväliseen bibliografiseen kontrolliin. Kansalliset valvontapisteet (Suomessa Helsingin yliopiston kirjasto) keräävät kussakin maassa julkaistujen teosten tiedot, kuvailevat ne ja jakelevat kuvailutiedot.

Bibliografisen kontrollin tuloksena ovat syntyneet ISBN ja ISSN –numerot. ISBN (International Standard Book Number) ja ISSN (International Standard Serial Number) ovat standardinumeroita, joista edellinen annetaan kaikille kirjoille ja jälkimmäinen kaikille aikakausijulkaisuille. Standardinumeroiden avulla voidaan esimerkiksi kukin teos yksilöidä aina kutakin painosta myöten.

Verkkoresurssien bibliografinen kuvailu ja kuvailun standardointi

Internetin kehittymisen myötä verkkoresurssien bibliografinen kuvailu on noussut tärkeäksi kysymykseksi. Dublin Core Metadata Element Set on kehitetty menetelmäksi, jonka avulla kaikki tietoresurssit voidaan kuvailla. Näin helpotetaan verkkodokumenttien löytymistä ja tiedon saatavuutta. Kotimaisesta kehitystyöstä saa lisätietoja Helsingin yliopiston kirjaston sivuilta.

Kirjastot ja elektroniset tietoresurssit

Kirjastot ovat merkittävä elektronisten tietoresurssien jakelija. Suomen kansallinen elektroninen kirjasto FinElib tarjosi vuonna 2001 käyttöön noin 6000 elektronista lehteä, 90 viitetietokantaa sekä erilaisia hakuteoksia ja sanakirjoja. Koska kirjastot ovat vakiintuneita tietoresurssien tarjoajia, niiden vakiintunut käyttäjäkunta ja infrastrukstuuri ovat etuja, joiden vuoksi kirjastot ovat yksi parhaista elektronisten dokumenttien tarjoajista.

Kirjasto tukee myös jatkuvasti verkkotiedonhankintaa tarjoamalla asiakkailleen mahdollisuuden käyttää sekä Internetiä että muita kirjastossa käytettäviä verkkoresursseja, kuten kirjastojen välisiä verkkoja.

Useat kirjastot ovat mukana kirjastojen yhteistyöverkossa, jonka kautta eri kirjastojen erityisosaamista ja tietoresursseja voidaan hyödyntää laajemmalla alueella.

Vaikka vain pieni osa monografioista on julkaistu elektronisessa muodossa, on etenkin elektronisten kausijulkaisujen kasvu nopeata erityisesti tekniikan ja luonnontieteiden alalla.

Vuonna 2000 maailmassa ilmestyi noin 161 000 aikakausilehteä, joista noin 18 000 ilmestyi myös joko verkossa tai CD-ROMilla.


Tietohallinto

Mitä tietohallinto on?


Tietohallinto keskittyy organisaatiossa olevan informaation ja tiedon tarkoituksenmukaiseen hallintaan. Termiä käytetään usein sähköisillä tietojärjestelmillä hallittavan informaation yhteydessä. Informaatiotutkimuksessa sillä on kuitenkin laajempi merkitys. Se kattaa sekä manuaalisten että sähköisten tietojärjestelmien kantaman tietosisällön samoin kuin ihmiset tiedonlähteinä.

Tietohallinto on organisaation toiminto. Se integroi organisaation informaation ja tiedon käsittelyyn keskeisesti liittyvät toiminnat kokonaisuudeksi (Bergeron). Tämän vuoksi tietohallinnon tulisi olla osa koko organisaation kattavaa infrastruktuuria tai yksi keskeinen tukitoiminto. Idea koko organisaation kattavasta tietohallinnosta (Wilson) perustuu käsitykseen informaatiosta ja tiedosta tärkeänä voimavarana (Resource) sekä tieto- ja viestintäteknologian mahdollisuuksista informaation ja tiedon hallinnan välineenä. Tietohallinto voidaan ymmärtää myös prosessina. Tällöin organisaation tietohallinnon tavoitteena on koko prosessin hallinta (Choo).

Tietohallinto on informaatiotutkimuksen uusin tutkimus- ja opetusala. Sen kehittyminen osaksi informaatiotutkimuksen tieteenalaa on esimerkki siitä, kuinka käytäntö muovaa teoreettista ajattelua ja tarvetta uudelle tieteelliselle tutkimukselle myös akateemisen opetuksen perustana. Käytäntöön perustuvana tietohallinnon keskeinen käsitteistö on edelleen epätarkkaa. Käsitteitä ei ole määritelty johdonmukaisesti suomenkielisinä ja yhtenäiset määritelmät puuttuvat. Esille tulevissa käsitteissä ja määritelmissä on siten edelleen päällekkäisyyksiä.

Organisaatioiden tiedonhallinnan kehitystä ovat mallintaneet mm. Marchand & Horton tietohallinnon evoluutiomallilla.

Evoluutiomalli

Organisaatioiden tiedonhallinnan kehitystä on pyritty mallintamaan. Seuraavassa tarkastellaan lähemmin Marchandin ja Hortonin (1986) esittämää mallia tiedon strategisen johtamisen kehitysvaiheista (kuva). Malli kuvaa tiedon hallinnan merkityksen muutosta seuraavien viiden vaiheen mukaisesti:

external image marchand.gif

Marchandin ja Hortonin mukaan johtamisen kohde siirtyy vaiheittain paperiasiakirjojen ja tekniikan hallinnasta kohti osaamisen hallintaa (kts. tietojohtaminen). Myös esimerkiksi Peter Druckerin (1968, 2000) esittämät käsitykset tukevat tämän suuntaista kehitystä.

Myös J.Olaisenin (1993) esittämä malli perustuu käsitykseen tietohallinnon evoluutionomaisesta kehittymisestä. Sen mukaan organisaatiot ajan myötä kehittyvät tietoresurssien hallinnan vaiheesta tietohallinnon ja tietämyksen hallinnan kautta kohti ydinarvojen tunnistamista, niihin perustuvaa joustavuutta ja muutoksen toteuttamista.

© Maija-Leena Huotari / Internetix


Tiedonhallinnan prosessimalli (Information Management Cycle)

© Maija-Leena Huotari / Internetix

Chun Wei Choon (1995, 1998) esittämän tiedon hallinnan prosessimallin (ks. kuva) mukaan tiedon hallinnassa sen keskeiset tekijät ja toiminnot kytkeytyvät toisiinsa muodostaen monivaiheisen syklin. Toisiinsa läheisesti kytkeytyvien (ala)prosessien hallinnan tuloksena organisaatio pyrkii sopeuttamaan toimintaansa ja käyttäytymistään yhtäältä yhteisesti asetettujen päämäärien ja toisaalta alati muuttuvien ulkoisen toimintaympäristön vaatimusten mukaisesti.

external image choo.gif


Prosessin vaiheet ovat:

  1. Tiedontarpeiden määrittely

    Tiedontarpeiden tunnistaminen ja määritteleminen käynnistää tiedonhallinnan prosessin. Koko organisaation toiminnan kannalta keskeisimpiä ovat päätöksenteossa ja ongelmanratkaisussa tarvittavaan tietoon kohdistuvat tarpeet. Nämä tarpeet syntyvät niistä ongelmista ja epävarmuudesta (Uncertainty), joita kohdataan tietyissä tilanteissa ja koetaan useiden eri tekijöiden vuorovaikutuksen tuloksena. Nämä tekijät liittyvät yleensä organisaation toimialaan samoin kuin esimerkiksi organisaatiokulttuuriin, tehtävärakenteeseen, päämääriin ja yksimielisyyteen niistä, riskiasteeseen, normeihin, valvonnan määrään jne. Nämä ulkoisen ja sisäisen toimintaympäristön epävarmuudesta syntyvät tiedontarpeet kytkeytyvät toiminnallisten yhteyksien tihentymiseen sekä moniselitteisyyteen (Ambiquity, Equivocality). Moniselitteisyys osoittaa kyvyttömyyttä käsitteellistää riittävästi tarkasteltavia ilmiöitä.

    Eri ryhmien ja yksilöiden tiedontarpeiden tunnistaminen on ensimmäinen askel organisaation tietohallintostrategian kehittämisessä. Tässä kehittämistyössä on syytä huomioida ryhmien väliset erot, jotka osaltaan selittävät eroja tietoon liittyvässä käyttäytymisessä.

  2. Tiedonhankinta

    Tiedontarpeiden tunnistaminen johtaa prosessin seuraavaan vaiheeseen eli tiedonhankintaan. Tiedonhankinta tasapainottaa kaksi vastakkaista tarvetta. Yhtäältä organisaation tiedontarpeet heijastavat ulkoisen toimintaympäristön muutoksia ja tapahtumia hyvinkin laaja-alaisesti. Tämä edellyttää laajan tiedonlähdejoukon seurantaa. Toisaalta ihmisen ajattelukapasiteetti on rajallinen. Tämän vuoksi myös organisaatioissa tietoa toimintaympäristöstä otetaan vastaan selektiivisesti. Siksi myös tiedonlähteiden valinnan tulee olla suunniteltua ja niiden relevanssi jatkuvasti arvioitua.

  3. Tiedon organisointi ja varastointi

    Tiedonhankinnan jälkeen prosessi etenee tiedon organisointiin ja varastointiin. Tämä merkitsee sitä, että osa hankitusta tiedosta säilytetään fyysisesti arkistoissa, tietokannoissa, mapeissa, ja muissa käytössä olevissa manuaalisissa ja sähköisissä tietojärjestelmissä. Näiden järjestelmien suunnittelun ja ylläpidon tarkoituksena on mahdollistaa tiedonhaku ja -jakelu. Lisäksi ne toimivat organisaation kollektiivisena muistina. Se tapa, jolla organisaatiossa säilytetään ja varastoidaan tietoa heijastelee osaltaan vallitsevaa käsitystä organisaation toimintaympäristöstä. Nämä käsitykset liittyvät siis esimerkiksi siihen, kuinka tietoresurssiyksiköt nimetään, kuinka niiden väliset suhteet määritellään sekä kuinka liiketapahtumia seurataan ja tuloksellisuutta mitataan. Varastoitu tieto onkin merkittävä organisaation muistin osa. Siksi on tärkeää löytää tasapaino muistin luomisen ja hyödyntämisen välillä. Yhtäältä muistin kehittäminen ja hallinta on oleellista, mutta toisaalta joustamaton takertuminen sen ylläpitoon voi estää kokeellisempien toimintatapojen ja yrittäjyyden kehittymisen.

    Koska piiloisella (Tacit) tiedolla on merkittävä tehtävä organisaation toiminnassa, myös jäsentymättömän tiedon (esim. kuvien, tekstin, äänen yms.) organisointi, varastointi ja haku on tärkeä osa tietohallintoa. Tiedonvarastointijärjestelmiltä vaaditaankin kykyä tarjota joustavasti faktuaalista ja laadullista tietoa, tukea useiden eri käyttäjien tiedon käyttöä, yhdistää toisiinsa kuuluvia osia, ja tarjota tiedonkäyttäjille mahdollisuus ‘etsiä’ tai luoda uusia yhteyksiä.

    Tietojärjestelmillä on merkittävä rooli myös uuden tiedon luomisen prosesseissa (kts. luku Tietojohtaminen). Niitä voidaan hyödyntää esimerkiksi johdattamaan piiloisen tiedon lähteille, toisin sanoen, asiantuntijahakemistojen avulla paikallistamaan organisaatiossa olevaa asiantuntijuutta. Samalla tavoin ne voivat toimia eksplisiittisen tiedon lähteinä, pääsynä samantyyppisten ongelmien ratkaisemista käsitteleviin, aiemmin tuotettuihin raportteihin ja näin nopeuttaa uuden tiedon luomisen prosessia.

  4. Tietotuotteiden ja –palvelujen kehittäminen

    Kun tieto on organisoitu kehitetään siitä prosessin seuraavassa vaiheessa tietotuotteita ja -palveluja. Tämä on tietohallinnon perustehtävä. Tietotuotteiden ja –palvelujen tarjonta on informaatiolle ja tiedolle lisäarvoa tuottava prosessi ja sen on perustuttava organisaation jäsenten tiedontarpeiden tasapuoliseen tyydyttämiseen. Siksi tietotuotteet, -palvelut ja -järjestelmät kehitetään osaksi organisaatiotoimintojen kokonaisuutta. Tavoitteena on, että ne osaltaan lisäävät prosessoidun tiedon arvoa auttaen päätöksenteossa ja tilannetekijöiden ymmärtämisessä sekä lisäten ylipäätään toiminnan vaikuttavuutta. Robert S. Taylor esittää kuusi toimintoa, jotka tuottavat lisäarvoa: käytön helppous, hälyn vähentäminen, laatu, sovellettavuus, ajan- sekä kustannusten säästö.

  5. Tiedonjakelu

    Tietopalvelu ja –tuotteet kehitetään tiedonjakelun varten. Se tapahtuu aina eri käyttäjäryhmien ja heidän erilaisten tiedontarpeiden tyydyttämiseksi. Yleisesti uskotaan, että avoimuus ja tiedon laaja jakelu lisää organisaation oppimista. Tällöin tiedonhaku organisaation muistista lisää tiedon uudelleen käyttöä samoin kuin uuden tiedon luomista. Tavoitteena on mahdollistaa tiedon jakaminen (Sharing) ja sen edistäminen työntekijöiden ja muiden sidosryhmien kesken. Tämä on oleellista organisaation ympäristön 'merkityksellistämiseksi' (Sense-Making) uuden tiedon luomista ja päätöksentekoa varten.

    Merkityksellistämisessä ympäristöä seurataan ja tietoa kerätään tulkintaa varten. Tulkinnat muodostetaan kasvokkaisviestinnän avulla tulevaa toimintaympäristöä proaktiivisesti luoden (Enacting), vaihtamalla tietoa moniselitteisiltä toiminnan alueilta ja hyödyntämällä aikaisempia kokemuksia. Tiedon luomisessa, erityisesti ratkaistaessa ongelmia tai innovoitaessa, ihmiset työskentelevät monialaisissa tiimeissä yhdistäen erilaista asiantuntijuutta ja osaamista. He jakavat tietoa intensiivisesti ryhmäkeskusteluissa, hankkivat organisaation ulkopuolista tietoa ja löytävät uusia käsitteitä käyttäen esimerkiksi analogioita ja metaforia. Virallisen päätöksenteon aikana tiedon virtaamista säännöstelevät ja ohjaavat säännöt ja rutiinit kuten esimerkiksi se, kenellä on pääsy tietoon tai mitä tietoa milläkin organisaatiotasolla luodaan ja kenelle. Nämä säännöt määrittävät koko prosessia.

    Kaikki kolme tiedonkäyttötapaa osoittavat vaatimusta tiedon jakamiseen:

    • Ihmiset suosivat kasvoikkaisviestintää keskittyäkseen kriittisiin asioihin, sietääkseen epävarmuutta ja stimuloidakseen luovuuttaan
    • Ihmiset tarvitsevat jatkuvaa tiedon virtaa organisaation ulkopuolelta täyttääkseen aukkoja tiedossaan, päivittääkseen tulkintoja ja saadakseen palautetta. Tämä tiedonvirta on kaksivaiheinen prosessi, jossa portinvartijat, informaatioammattilaiset seuraavat, suodattavat ja tuovat tärkeää ulkoista tietoa organisaation käyttöön, minkä jälkeen ryhmän jäsenet keskustelevat uuden tiedon merkityksestä esimerkiksi analysoimalla sen vaikutuksia paikallisessa projekti- tai ongelmaympäristössä.
    • Kasvokkaisviestintä on toivottavaa, mutta voi olla vaikea saavuttaa esimerkiksi maantieteellisesti hajaantuneessa organisaatiossa. Tämän vuoksi tietoteknologian hyödyntäminen viestinnässä auttaa tiedon jakamisessa.
  6. Tiedonkäyttö

    Tiedonjakelu johtaa tiedon käyttöön, mikä on tiedon soveltamista ongelmanratkaisuun, päätöksentekoon tai uuden tiedon luomiseen. Se on dynaaminen ja sosiaalinen prosessi, joka yhteisen tarkastelun seurauksena saattaa johtaa uuden merkityksen löytämiseen ja esimerkiksi uusien toimintatapojen valintaan. Organisaatioiden tieto ylläpitää useita merkityksiä, joiden jokainen ilmentymä on yksilöiden (tai ryhmien) subjektiivisen ajattelun ja tulkinnan tulos. Tiedon luomisessa tieto muuntuu piiloiseksi, eksplisiittiseksi ja kulttuuriseksi. Näistä tiedonlajeista (kts. luku Tieto organisaatiossa) muodostuu organisaation kognitiivinen ‘kudelma’, sillä tämä tieto sisäistyy ihmisten ajatuksissa ja tunteissa ja ilmentyy heidän toiminnassaan.

    Tiedon käyttö tähtää yhteisesti hyväksytyn tarkoituksen ja ymmärryksen konstruoimiseen. Tämä edellyttää sellaisia tietoprosesseja ja -menetelmiä, joissa tieto voidaan esittää joustavasti ja siten tuottaa useita erilaisia representaatioita ja tulkintoja yhteisesti arvioitavaksi. Käsitteiden ja kategorioiden nimeämisen on oltava käyttäjien tulkitsevan diskurssin mukaista. Niiden on oltava joustavia, jotta myös muutokset voi tehdä yksinkertaisesti relevanssin säilyttämiseksi. Tavoitteena olisi siis oltava joustavien, inhimilliseen asioiden tutkiskeluun ja päätöksentekoon sopivien informaatio- ja tietorakenteiden ja –prosessien luominen ja ylläpitäminen.

  7. Toiminnan sopeuttaminen

    Tiedon käytön seurauksen organisaation toimintaa ja toimintoja (kts. luku Tietojohtaminen) sopeutetaan siten, että koko organisaation toiminnassa luotu sisäinen tieto käytetään vuorovaikutukseen ulkoisen toimintaympäristön kanssa. Näin syntynyt jatkuva vuorovaikutus johtaa syklin alkuun - tiedonhankintaan tai uusien tiedontarpeiden syntyyn ja edelleen tiedonhankintaan.

Tietoresurssien hallinta


Tietoresurssien hallinta (Information Resources Management, IRM) keskittyy informaatiota sisältäviin voimavaroihin (Information Resources) ja varantoihin (Information Assets) mukaan lukien organisaation informaation- ja tiedonlähteet (Information Sources). Siten ne kattavat sekä ihmiset tiedonlähteinä että ne informaatio- ja viestintätekniset välineet (Information and Communication Technology, ICT), joita käytetään informaatio- ja tietosisältöjen hallintaan, jalostamiseen informaatio- ja tietotuotteiksi ja -palveluiksi ja edelleen jakeluun.

Lue lisäksi: Paperwork Reduction Act.

Tieto- / Informaatioresurssien hallinnan (Information Resources Management) peruspremissi on se, että informaatio ymmärretään arvokkaaksi perushyödykkeeksi, ei siis ilmaishyödykkeeksi tai –tavaraksi. Informaatio on siten nk. neljäs voimavara taloudellisten, materiaalisten ja inhimillisten voimavarojen ohella. Siksi sitä tulisi myös hallita ja johtaa soveltamalla muiden organisaation resurssien hallinnan menetelmiä. Tällaisella informaatioresurssien hallinnalla uskotaan voitavan lisätä organisaation tuottavuutta (Productivity), kilpailukykyä (Competitive Competence) ja tuloksellisuutta/suorituskykyä (Performance).

Katso esimerkki tiedon vaikutuksesta organisaation suorituskykyyn.

Tämän premissin perustella hyväksytään myös tietoyhteiskunnan idea eli se, että informaatio ja tieto ovat hyvinvoinnin luomisen perustekijät. Samalla tavoin hyväksytään myös ajatus siitä, että tietoyhteiskunnassa informaatio ja tieto ovat ensisijaisia tuotannon tekijöitä. Tieto on siten keskeinen voimavara, jonka hallinnalla voidaan vaikuttaa myös organisaation toiminnan tuloksellisuuteen ja strategisuuteen. (Lue lisää tiedon strategisesta merkityksestä luvusta Tiedon strateginen johtaminen).

Kuten käsitteitä informaatio- ja tietoyhteiskunta myös käsitteitä informaatio- ja tietoresurssi käytetään usein toistensa synonyymeina. Koska englanninkielinen termi Information Resources Management suomennetaan usein tietoresurssien hallinnaksi ja termi Information Management tietohallinnoksi myös termejä informaatio- ja tietoresurssi käytetään pyrittäessä ilmaisemaan samaa asiaa informaation ja tiedon arvoa organisaation voimavarana, jonka hallintaan voidaan soveltaa muiden organisaation resurssien (materiaalisen, taloudelliset, inhimilliset) hallinnan ja johtamisen periaatteita.

Informaation ja tiedon arvo
Informaation ja muiden resurssien yhtäläisyydet
Informaation erityispiirteet

Ympäristönseuranta


Ympäristöön sopeutuminen edellyttää kykyä tunnistaa toimintaympäristön mahdollisia muutoksia hyvinkin heikosti heijastelevia signaaleja. Tiedonhankintaa organisaation ulkoisesta toimintaympäristöstä kutsutaan ympäristön seurannaksi tai luotaukseksi (Environmental Scanning). Ulkoisen tiedon hankinta voidaan toteuttaa eri laajuisesti esimerkiksi seuraavasti:

  • Kilpailija-analyysi (Competitor Intelligence)
  • Kilpailuanalyysi (Competitive Intelligence)
  • Liiketoimintaympäristön analyysi (Business Intelligence)
  • Ympäristön seuranta (Environmental Scanning)
  • Sosiaalinen älykkyys (Social Intelligence)
Organisaation ulkoinen toimintaympäristö voidaan jakaa esimerkiksi seuraaviin kuuteen sektoriin, joista hankitaan tietoa tarpeen mukaan:

  1. Kilpailu-
  2. Asiakas-
  3. Teknologia-
  4. Säädös-
  5. Talous-
  6. Sosiokulttuurinen sektori.
Näistä erityisesti kuluttajakäyttäytymiseen liittyvä sosiokulttuurisen tiedon merkitys on viime vuosina lisääntynyt perinteisiin kilpailu-, asiakas- ja teknologiasektoreihin liittyvän tiedon ohella.

Ympäristönseurannan muodot

Kilpailija-analyysi (Competitor Intelligence) on yhden tai useamman kilpailijan toimenpiteiden ja käyttäytymisen seurantaa esimerkiksi seuraavilta viideltä alueelta: Taloudellinen tila, investoinnit, markkinatieto, tuotteiden seuranta sekä tekniset ja tuotannolliset tiedot. Kilpailuanalyysi (Competitive Intelligence) on kilpailija-analyysiä laajempi käsite. Se on prosessi, jossa kilpailijoihin, teollisuuteen ja markkinoihin liittyvää informaatiota työstetään strategiseksi tiedoksi, joka liittyy kilpailijoiden toimintamahdollisuuksiin, aikomuksiin, suorituskykyyn ja asemaan markkinoilla.

Liiketoimintaympäristön analyysi (Business Intelligence) on edelleen aiempia laajempi käsite. Sen tavoitteena on yrityksen strategiselle päätöksenteolle relevantin tiedon hankinta, yrityksen mahdollisuuksiin ja uhkiin liittyvien signaalien huomioiminen ja niistä tiedottaminen mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Se kattaa laajasti organisaation ulkoisen tiedon:

  • markkinat ja asiakkaat
  • teknologian kehityksen
  • yrityksen turvallisuutta uhkaavat tekijät
  • kilpailijoiden kyvyt, mahdollisuudet ja aikomukset
  • poliittiset, taloudelliset ja sosiaaliset tekijät
  • toimialan rakenteen ja muutostrendit.
Ympäristön seuranta (Environmental Scanning) on käsitteenä laajempi kuin pelkkä liiketoimintaympäristön seuranta. Se kohdistuu organisaation ulkoisessa toimintaympäristössä tapahtuviin ilmiöihin ja suhteisiin liittyvän tiedon seurantaan. Se tuottaa tietoa ylimmän johdon strategiatoimintaa ja toiminnan suunnittelua varten.

Sosiaalinen älykkyys (Social Intelligence) liittyy sosiaaliseen osaamiseen ja sen yhteen kokoamiseen laajemmalla tasolla. Termi on vaikea suomennettava eikä sille ole olemassa tarkkaa määritelmää. Se voidaan määritellä prosessiksi, jossa yhteiskunta, organisaatio tai yksilö seuraa ja tulkitsee ympäristöään ja muodostaa näin tuotetusta tiedosta käsityksen kilpailuedun lähteistä. Prosessi kattaa laajasti eksplisiittisen että piiloisen tiedon ja niiden syvällisen tulkinnan. Tätä prosessia on hyödynnetty kansallisella tasolla kehityshaasteisiin vastaamiseen. Esimerkiksi matkapuhelimien tuotannon ja käytön yleistyminen Suomessa edellyttää erinomaista tieto- ja viestintäteknologian kehittämiseen liittyvää käsitteellistä osaamista. Tämän lisäksi voidaan olettaa, että suomalaisten sosiaalinen luonne, jonka ilmaisemista ujous jossakin määrin estää on osaltaan vaikuttanut työskentelymotivaatioon niiden kehittämisessä ja tuotannossa samoin kuin matkapuhelinten käytön laajaan omaksumiseen. Matkapuhelin on antanut suomalaisille mahdollisuuden täysin uuden tyyppiseen viestintään ja sosiaaliseen kanssakäymiseen.


Mitä asiakirjahallinto on?


Asiakirjahallinto (records management) on toiminnan tuottaman ja tarvitseman, organisaation sisäisen tiedon hallintaa. Kyse on tiedonhallinnan alueesta, joka on vastuussa asiakirjojen tuottamisen, vastaanottamisen, ylläpitämisen, käytön, hävittämisen ja säilyttämisen systemaattisesta kontrollista. Kansainvälisen standardin mukaan asiakirjahallinnon tarkoituksena on rekisteröidä ja ylläpitää asiakirjojen muodossa toiminnan todennettavuutta (accountability) sekä todisteita (evidence) ja informaatiota toiminnasta ja tehtävien suorittamisesta (ISO 15489 International Standard, 2001).

Asiakirjahallinto on osa informaatiopolitiikkaa (kts. seuraava luku), joka määrittää organisaation tiedonhallinnan kokonaisuutta.

Asiakirjatieto on organisaation tietoresurssi, jonka strateginen hallinta yhdistää asiakirjahallinnon tietohallintoon ja tietojärjestelmäarkkitehtuurien suunnitteluun. Sisäisen asiakirjatiedon erottaa muusta informaatiosta ja dokumenteista mm. sen

  • syntytapa
    - asiakirjat ovat organisaation, yhteisön tai yksilön toiminnan dokumentointia, tulosta toiminnan toteuttamisesta tai tehtävien hoidosta
  • kontekstuaalisuus
    - asiakirjan informatiivisen sisällön ymmärtäminen edellyttää asiakirjojen synty- ja käyttöyhteyksien tuntemista
  • juridinen ja taloudellinen merkitys
    - asiakirjat voivat olla todisteena organisaation juridisista tai taloudellisista oikeuksista ja velvoitteista, mikä edellyttää oikeustoimikelpoisuutta (allekirjoitukset, leimat, varmennukset)
  • määrämuotoisuus
    - tiettyjen asiakirjojen muoto ja sisältö on standardoitu, mm. kirjanpitolaki määrää asiakirjojen muodosta, sisällöstä ja järjestyksestä
  • kollektiivisuus
    - asiakirjat ovat osa kokonaisuutta, joka vasta antaa merkityksen yksittäiselle asiakirjalle
  • historiallisuus
    - asiakirjoilla on ajallista ulottuvuutta eli elinkaari tai jatkumo, jonka eri vaiheissa asiakirjatietojen arvo muuttuu
Asiakirjan tehtävä on, osin lakisääteisesti, dokumentoida ja todentaa toimintaa sekä rakentaa yhteisön/ organisaation/ yhteiskunnan muistia. Asiakirjahallinto ja arkistoimi huolehtivat, erilaisten hallintajärjestelmien avulla asiakirjatiedoista niiden koko elinkaaren ajan.

Asiakirjahallinnon yksi tärkeimmistä tiedonhallintatehtävistä on laatia säilytysaikasuunnitelma asiakirjatiedoille. Toiminnallisiin ja oikeudellisiin tarpeisiin sekä arkistotieteen teorioihin nojaten asiakirjatiedot arvomääritetään ja päätetään tarkoituksenmukaisista säilytysajoista. Säilytysaikaohjeistuksella ennaltaehkäistään ja hillitään asiakirjatietojen määrällistä kasvua ja toisaalta varmistetaan tarvittavien tietojen löytyminen ja säilyminen.

Julkishallinnon tärkein asiakirja-aineisto säilytetään pysyvästi arkistolaitoksessa, jossa se julkisuuslain mukaan on kaikkien kansalaisten käytettävissä. Varsinaisen arkistolaitoksen, Kansallisarkiston ja seitsemän maakunta-arkiston lisäksi Suomen arkistoverkosto muodostuu julkishallinnon viranomaisten arkistoista sekä yksityisluontoisista arkistoista, joita ovat mm. yksityiset keskusarkistot, yritysarkistot ja yksityishenkilöitten arkistot.

Asiakirjan tehtävät

Toiminta tuottaa asiakirjoja, jotka dokumentoivat toimintaa ja ovat todisteena siitä mitä toiminnassa tapahtuu. Asiakirjoilla on lisäksi

  • tiedonvälitystehtävä
    - asiakirjaan talletetaan ja sen avulla välitetään informaatiota erityisesti hakutilanteita varten. Informaatio ei välittömästi liity asiakirjan käsittelyvaiheisiin.
  • käsittelytehtävä
    - asiakirja palvelee asioiden hoitamisen ja käsittelyn välineenä
  • julkisuustehtävä
    - asiakirjaliikenne, asiakirjojen vastaanottaminen ja lähettäminen sekä käsittelyvaiheet rekisteröidään, mikä toteuttaa toiminnan julkisuutta
  • todistustehtävä
    - mm. riita- ja valitusasioissa asiakirjaa käytetään todisteena oikeudessa tai muussa viranomaiskäsittelyssä
  • symbolitehtehtävä
    - asiakirja sellaisenaan, pelkällä olemassaolollaan kuvastaa sitoumuksia, oikeuksia tai velvollisuuksia (arvopaperit, kansainväliset sopimukset, julistukset).
Täyttääkseen tehtävänsä asiakirjan on autenttisuuden ja luotettavuuden lisäksi oltava löydettävissä (retrievable), käytettävissä (accessible) ja luettavissa (readable).

Asiakirjojen avulla organisaatio:

  • hoitaa toimintaansa suunnitelmallisesti, tehokkaasti ja vastuullisesti
  • tuottaa palveluja johdonmukaisesti ja tasapuolisesti
  • tukee ja dokumentoi toimintapolitiikkaa ja päätöksentekoa
  • tuottaa johdonmukaisuutta, jatkuvuutta ja tuottavuutta johtamiseen ja hallintoon
  • pystyy jatkamaan toimintaansa mahdollisten onnettomuuksien jälkeen
  • vastaa oikeudellisiin ja normatiivisiin vaatimuksiin (säilyttäminen, tarkastus, valvonta)
  • saa suojaa ja tukea oikeusriidoissa
  • suojaa etujaan sekä työntekijöiden, asiakkaittensa ja osakkaittensa oikeuksia
  • tukee ja dokumentoi tutkimus- ja kehittämistoimintaa sekä historiallista tutkimusta
  • tuottaa evidenssiä toiminnasta ja kulttuuriaktiviteeteistä
  • vahvistaa toiminnallista ja kulttuurista identiteettiä
  • ylläpitää yhteisö, henkilö- ja kollektiivista muistia
Asiakirjahallinnon lakisääteisyys

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toteuttamiseen vaikuttaa, toiminta-alueesta riippuen, melkoinen normiviidakko sekä julkishallinnossa että yksityisellä sektorilla. Kaikkia koskevien yleislakien lisäksi toimintasektoriin liittyvät lait, asetukset ja sisäiset ohjeistuksetet voivat määrittää asiakirjatietojen laatimista, käsittelyä, julkisuusstatusta, hävittämistä ja säilyttämistä.

Asiakirjahallinnon vastuuhenkilöitten yksi keskeinen tehtävä on kartoittaa toimialueen normisto.
Tärkeimpiä asiakirjahallintoon vaikuttavia normeja ovat (lait ja asetukset ovat luettavissa säädöstietopankissa http://www.finlex.fi/):

Organisaatiomuisti, kollektiivinen muisti, maailman muisti

Organisaatiomuistiksi määritetään (esim. Megill 1997) se aktiivinen ja historiallinen informaatio, jota uusiokäyttöä varten kannattaa säilyttää, hallita ja jakaa. Organisaation muisti on osa organisaatiokulttuuria. Organisaatiomuisti rakentuu Megillin mukaan kirjaston, arkiston ja tietopalvelun aineistosta ja asiantuntemuksesta sekä koko organisaation piiloisesta/hiljaisesta tiedosta. Siihen kuuluu lisäksi mm.:

  • tiedonkulku ja tiedon jakaminen
  • tiedonhallinta ja hallitsijat
  • tiedon, tietämyksen ja informaation arvottaminen
  • tietoarkkitehtuuri – muistin rakenne ja toiminta
Unescon alaisuudessa toimii Memory of the World/maailman muisti –ohjelma, joka toimii globaalin dokumentaarisen perinnön säilyttämiseksi. Dokumentaarinen perintö käsittää myös asiakirjoja.

Arkistotoimi

Asiakirjahallinto (records management) ja arkistotoimi (archival function) ovat Suomessa osittain päällekkäisiä käsitteitä. Arkistotoimen tehtävät ovat julkishallinnon osalta määritelty arkistolaissa: arkistotoimen tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo sekä hoitaa tarpeettoman aineiston hävittäminen. Arkistotoimi tukee tehtävien suorittamista sekä kansalaisten oikeutta saada tietoja julkisista asiakirjoista (arkistolaki §7, http://www.narc.fi/laki.html).

Angloamerikkalaisissa maissa asiakirjahallinnon ja arkistotoiminnan välillä on ollut selvä ja tiukkakin työnjako: records management huolehtii aktiiviasiakirjoista toiminnan tukena ja arkisto puolestaan passiivisista, pitkään säilytettävistä aineistosta tutkimuksen ja muun myöhemmän käytön tarpeisiin. Asiakirjat ovat Suomessa arkistotoimen kohteena heti laatimis- tai saapumishetkestään lähtien; mm. asiakirjaliikenteen ja asiankäsittelyvaiheiden kirjaaminen ja rekisteröinti ovat arkistoimen toimintoja.

Arkistotoimen keskeisin työvälinen on arkistonmuodostussuunnitelma (arkistolaki §8, http://www.narc.fi/laki.html), joka ohjeistaa asiakirjojen käsittelyä ja säilyttämistä. Ohjeen tärkein osio on kaikki (myös sähköiset) asiakirjat kattava säilytysaikasuunnitelma. Arkistolaitos on antanut suosituksen arkistonmuodostussuunnitelman laatimisesta (http://www.narc.fi/ams/).

Asiakirjatiedon hallintajärjestelmät

Asiakirjatietoon kohdistuvat monet vaatimukset (toiminnalliset, oikeudelliset, taloudelliset) asettavat laatukriteereitä asiakirjojen tuottamiselle, käsittelylle ja säilyttämiselle eli koko elinkaarihallinnalle sekä myös niille teknisille järjestelmille, joilla asiakirjatietoja käsitellään.

Asiakirjatiedon hallintajärjestelmiä ovat:

  • koko tietohallinnon strategiat ja tietojärjestelmäarkkitehtuurin suunnitelmat
  • tiedonhallintasuunnitelmat ja arkistonmuodostussuunnitelmat (http://www.narc.fi/ams/)
  • rekisteröinti/kirjaaminen/diariointijärjestelmät (ks. mm. arkistolaitoksen ohje: Kirjaaminen valtion virastoissa ja laitoksissa. Rekisteröintimääräys/-ohje (95/40/03, 10.6.2003) http://www.narc.fi/rekisterointinormi.pdf)
  • asianhallintajärjestelmät
  • asiakirjatietojen luokittelu ja file-ryhmittelyn suunnittelu
  • indeksointi, kuvailu, luettelointi
  • säilyttäminen, seulonta ja hävittäminen
Horsman (2001) on määrittänyt asiakirjojen hallinnan kokonaisuuden recordkeeping funktioksi, joka dokumentoi organisaation toimintaa ylläpitämällä täydellisiä, autenttisia, luotettavia ja käytettävissä olevia toimintaprosessien tuottamia asiakirjoja.

Asiakirjatiedon hallintajärjestelmät (recordkeeping systems) ovat Horsmanin mukaan:

  • kokonaisuuksia, jotka muodostuvat ihmisistä, metodeista, välineistä, tietotekniikasta ja ohjelmista, menettelytavoista, tietämyksestä ja asiakirjoista
  • kyse ei ole valmiista ohjelmistopaketeista vaan (digitaalisten) asiakirjatietojen hallinnan edellyttämistä kehyksistä, joiden avulla määritetään toiminnallisia ja teknisiä vaatimuksia.
© Marjo Rita Valtonen / Internetix

Asiakirjan elinkaari

Asiakirjan elinkaari on asiakirjahallinnon avainkäsite ja perusta sen kaikille periaatteille ja käytännöille. Tarve hallita sekä suuria asiakirjamassoja että yksittäisiä asiakirjoja niiden laatimisesta hävittämiseen/säilyttämiseen synnytti asiakirjan elinkaarikäsitteen Yhdysvalloissa 1930 ja 1940 –luvuilla. Elinkaariajattelun lähtökohtana on asiakirjatietojen suunnitelmallinen hallinta ’kehdosta hautaan’ sekä erityisesti asiakirjojen säilytysajoista päättäminen ja säilyttämisen työnjako arkistonmuodostajan ja arkistoinstituution välillä.

Records managerin hoitamassa amerikkalaisessa asiakirjahallinnossa asiakirjan elinkaari jaetaan tavallisesti toisiaan seuraaviin vaiheisiin, esim.:

  • laatiminen/tuottaminen
  • jakelu
  • käyttö
  • hallinta, ylläpito
  • seulonta, säilyttäminen
Kussakin vaiheessa toteutetaan erilaisia hallinnallisia toimia ja prosesseja. Alkuperäisen elinkaaren jälkeen seuraa toinen, arkistollinen elinkaari, jossa arkistonhoitaja identifioi ja määrittää pitkänaikaa ja pysyvästi säilytettävät asiakirjat, hankkii ne haltuunsa, dokumentoi niiden sisältämän informaation, ylläpitää niitä ja laatii hakuvälineitä asiakirjojen käytön helpottamiseksi.

Sähköisessä toimintaympäristössä asiakirjahallinnon teoreettinen uudelleenarviointi ja kehittämisvaatimukset ovat, mm. Australiassa johtaneet elinkaari-ajattelun hylkäämiseen. Lineaarisen elinkaariajattelun tilalle on kehitetty asiakirjojen kontinuumimalli (records continuum model, http://john.curtin.edu.au/society/australia/), jossa korostuu asiakirjojen hallinta jatkuvana prosessina ja sen tarkastelu organisaation toiminnan näkökulmasta.

Suomalaisessa arkistoajattelussa asiakirjan elinkaari ymmärretään yhtenäiseksi, useimmiten kolmivaiheiseksi kokonaisuudeksi.

  • Aktiivivaihe
    - asiakirjat laaditaan, käsitellään, niitä käytetään ja säilytetään työpisteissä
  • Passiivivaihe
    - ei enää päivittäin tarvittavat asiakirjat siirretään lähi- tai päätearkistoon, hävitetään määräajan kuluttua tai siirretään keskitettyyn säilytykseen
  • Historiallinen vaihe
    - asiakirjojen pitkäaikais- tai pysyvä säilyttäminen tutkimuksen ja kulttuuritarpeisiin.
Säilytysajat

Asiakirjatietoja säilytetään kolmen erilaisen, mutta keskinäissuhteessa olevaa intressin vuoksi:

  • toiminnasta vastaaminen, toiminnan todennettavuus (accountability)
  • tehtävien toteuttaminen ja toimintaprosessien suorittaminen (business operations)
  • kulttuuriset ja historialliset tarpeet (organizational and society’s memory).
Julkishallinnon asiakirjatietojen säilytysaikojen määrittely tapahtuu lakisääteisesti (arkistolaki § 8, http://www.narc.fi/laki.html) yhteistoiminnassa arkistolaitoksen ja arkistonmuodostajan kanssa: arkistolaitos määrää pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista (http://www.narc.fi/seulo/seufr.htm), arkistonmuodostaja päättää määräajan säilytettävien asiakirjatietojen elinkaaren pituudesta.

Arkistonmuodostajalla itsellään on täysi vastuu siitä, että asiakirjatiedot löytyvät niin kauan kuin niitä toiminnassa tarvitaan; organisaation tulee selvittää myös tehtäväaluettaan koskevien säädösten ja määräysten vaikutus asiakirjojen säilytystarpeeseen yksilöiden ja yhteisöjen oikeusturvan takaamiseksi.

Asiakirjatietojen säilytysarvoa oman toiminnan kannalta arvioidaan seuraavista näkökulmista:

  • käsittelyaika
  • toimintamalli
  • valvonta
  • julkishallinnon ohjaus ja tilastointi
  • oikeusturva
Asiakirjatietojen säilytystarve voi em. syistä ulottua yhdestä päivästä kymmeniin vuosiin. Säilytysaikoja saatetaan joutua muuttamaan, mikäli esim. toimintaa ohjaavien säädösten (lakien, asetusten, valtioneuvoston tai ministeriöiden päätösten) sisältöä muutetaan. Arkistolaitoksen ohjeen mukaan organisaation tulisi ainakin viiden vuoden välein, jopa kerran vuodessa tarkistaa säilytysaikaohjeiden ajantasaisuus.

Arkistolaitos
http://www.narc.fi

Arkisto -käsitteellä on ainakin kolme eri merkitystä:

  • asiakirjakokonaisuus
  • Arkisto on niiden asiakirjojen kokonaisuus, joilla on arvioitu olevan pitkäaikaista (yli 10 vuotta) tai pysyvää arvoa toiminnallisiin, hallinnollisiin, oikeudellisiin tai tutkimus- ja kulttuurisiin tarpeisiin.
  • arkistoviranomainen, arkistolaitos
    esim. Kansallisarkisto, maakunta-arkisto
  • arkistorakennus
Suomen arkistolaitos käsittää arkistolain mukaan (luku 2, http://www.narc.fi/laki.html) opetusministeriön alaisen Kansallisarkiston sekä sen alaiset seitsemän maakunta-arkistoa Turussa, Hämeenlinnassa, Mikkelissä, Jyväskylässä, Joensuussa, Vaasassa ja Oulussa (http://www.narc.fi/ma/kartta.html).

Arkistolaitos säilyttää kansallista asiakirjallista kulttuuriomaisuutta. Arkistolaitos on asiantuntija- ja palveluorganisaatio, jonka toiminnan tuloksena yksilölle ja yhteiskunnalle merkittävä arkistoaines säilyy suppeassa ja käyttökelpoisessa muodossa ja on tehokkaasti käytettävissä.

Arkistolaitoksen tehtäviä, organisaatiota sekä sisäisiä toimivaltasuhteita säätelee arkistolaitoksesta annettu asetus (SäädK 832/1994, http://www.narc.fi/asetus.html).Arkistolaitoksen tehtävänä on:

  • arkistotoimen ohjaaminen
  • arkistotoimen yleinen kehittäminen
  • viranomaisten asiakirjojen säilyttäminen
  • yhteiskunnan ja tutkimuksen kannalta merkityksellisten asiakirjojen hankkiminen ja säilyttäminen sekä aineistoon liittyvästä tietopalvelusta huolehtiminen.
Kansallisarkisto johtaa arkistolaitoksen toimintaa, hallintoa ja kehittämistä, ohjaa valtion keskushallinnon ja muiden sellaisten arkistolaissa tarkoitettujen arkistonmuodostajien arkistotointa, joiden toimipiiri kattaa koko maan sekä toimii valtakunnallisena keskusarkistona ja toimialansa tutkimus- ja kehittämiskeskuksena.

Maakunta-arkistot käyttävät itsenäistä päätösvaltaa niiden ratkaistaviksi säädetyissä tai määrätyissä asioissa, ohjaavat piirinsä arkistonmuodostajien arkistotointa, toimivat alueellisina keskusarkistoina sekä tutkimus ja kehittämiskeskuksina.

Yksityisluontoiset arkistot
http://agricola.utu.fi/inst/

Yksityishenkilöiden, yritysten ja muiden yhteisöjen asiakirjat täydentävät viranomaisarkistojen sisältämää informaatiota. Ne avartavat näkemystä suomalaisen ihmisen ja yhteiskunnan elämän monimuotoisuudesta ja rikkaudesta. Kansallisarkisto ja maakunta-arkistot ottavat vastaan myös yksityisluontoisia arkistoja.

Suomessa toimii useita yksityisiä keskusarkistoja, jotka kokoavat oman alansa yhteisöjen ja henkilöiden arkistoja ja pitävät niitä tutkijoiden käytettävissä. Keskusarkistoissa säilytettävä aineisto sisältää asiakirjoja, valokuvia, karttoja, piirustuksia, julisteita, ääni- ja kuvatallenteita sekä alan kirjallisuutta.


Informaatiopolitiikka (Information Policy)


Kansallisella tasolla informaatiopolitiikka on erilaisten valtioneuvoston aloitteiden ja politiikkojen (sekä kirjattujen että kirjaamattomien) kokonaisuus, joka vaikuttaa tietoon ja siihen liittyviin toimintoihin koko maassa. Myös organisaatioiden tasolla informaatiopolitiikalla on tärkeä tehtävä koko organisaation kattavan tietohallinnon kehittämisessä ja toteuttamisessa. Se muodostaa ohjenuoran ja antaa viitekehyksen kaikkien tietoon liittyvien toimintojen ja resurssien hallintaan ja kehittämiseen suunnitelmallisena kokonaisuutena.

Elizabeth Ornan (1999) mukaan informaatiopolitiikka perustuu organisaation strategisiin päämääriin ja tavoitteisiin ja niiden priorisointiin. Informaatiopolitiikan periaatteiden tulisi kattaa kolme aluetta:

  1. Henkisten voimavarojen käyttö tiedon hallinnassa (esim. vaaditun koulutuksen järjestäminen)
  2. Tietotekniikan käyttö tietohallinnon tukemisessa (’oikea tieto, oikeassa muodossa, oikeille henkilöille, oikeaan aikaan’)
  3. Tiedon ja osaamisen kustannusvaikuttavuuden takaamisen edellyttämät periaatteet.
Organisaatioympäristössä toteutettuna informaatiopolitiikka määrittelee tiedon käytön tavoitteet prioriteetteineen, tietohallinnon käyttämän teknologian ja tietojärjestelmät sekä niistä vastaavat henkilöt vastuualueineen, koko organisaation tietoresurssit ja inhimilliset voimavarat niiden hallintaan sekä kriteerit tietoon liittyvien periaatteiden valvontaan.

Orna esittää, että koska informaatiopolitiikka asettaa ’raamit’ kaikelle tietoon liittyvälle toiminnalle, sitä voidaan käyttää suhteuttamaan organisaation tavoitteisiin kaikki se mitä tiedolla tehdään. Näin informaatiopolitiikka mahdollistaa vaikuttavien päätösten tekemisen siitä, kuinka resursseja kohdennetaan ja käytetään. Orna uskoo myös, että informaatiopolitiikka edistävä vuorovaikutusta, viestintää ja keskinäistä tukea sekä organisaation jäsenten että ulkoisten sidosryhmien kesken. Kirjattuna se antaa objektiiviset kriteerit tietoon perustuvien tulosten arviointiin ja siten mahdollistaa palautteen saamisen myös organisaation kehittämistä varten.

Orna määrittelee tietostrategian informaatiopolitiikan tavoitteiden, kohderyhmien ja valittujen toimenpiteiden yksityiskohtaiseksi ilmaukseksi tietyksi ajanjaksoksi eteenpäin. Tietohallinnon hän puolestaan määrittelee informaatiopolitiikan soveltamiseksi tietoon liittyvien tavoitteiden saavuttamiseksi olemassa olevien resurssien puitteissa. Informaatiopolitiikka tarjoaa siis puitteet sille, kuinka tietohallinto organisaatioympäristössä toteutetaan.

Orna esittää prosessin, jonka mukaisesti organisaation tietohallinto-ohjelman voisi kehittää. Sen vaiheet ovat:

  1. Tiedon auditoinnin (Information Audit) toteuttaminen, jotta organisaation senhetkinen, vallitseva tiedon hallinnan tila saataisiin selville
  2. Informaatiopolitiikan kehittäminen, jotta saataisiin selville tiedonhallinnan tavoitetila
  3. Informaatiostrategian kehittäminen tavoitetilan saavuttamiseksi.
Tiedon auditointi

Tiedon auditointiprosessi muodostaa perustan informaatiopolitiikan kehittämiselle. Se saattaa olla hyvinkin kattava selvitys organisaation tiedon hallintaan liittyvien tekijöiden välisistä suhteista ja vaikutuksesta. Tiedon auditointi suunnitellaan organisaatiokohtaisesti, mutta sen tulisi kattaa seuraavien tekijöiden analyysin:

  • kaikki organisaatiossa oleva tieto kaikissa muodoissa mukaan lukien myös ihmisillä oleva tieto ja heidän osaamisensa
  • resurssit, joilla he, joiden tehtävänä on sisäistää tieto osaamiseksi, saavuttavat tarvitsemansa tiedon
  • tavat, joilla tietoa käytettään
  • ihmiset, jotka tietoa käyttävät
  • käytössä olevat työvälineet
  • kriteerit, joita sovelletaan tiedon kustannusten ja hyötyjen arviointiin.
Tietohallinnon tutkimus on keskittynyt osittain tiedon auditoinnin lähestymistapojen kehittämiseen ja auditoinnin toteuttamiseen organisaatioympäristössä. (Kts. esim. Ellis et al. 1993, Burk & Horton 1988, Buchanan & Gibb 1998.) Sitä voidaan soveltaa myös asiakirjahallinnon arviointiin.


Tiedon strateginen johtaminen


Mitä strategia on?

Strategiat ovat toimintatapoja menneestä ja suunnitelmia tulevaa varten (’Patterns from the past and plans for the future’ Mintzberg).

Tietohallinnon merkitystä koko organisaation toiminnalle on korostettu paljon viime vuosina. Erityisesti on kiinnitetty huomiota tiedonhallinnan strategiseen merkitykseen ja sen edistämiseen tieto- ja viestintäteknologiaa hyödyntäen. Tätä tietohallinnon osa-aluetta tai kehitysvaihetta kutsutaan nykyisin tiedon strategiseksi johtamiseksi (Strategic Information Management, SIM).

Tiedon strategisessa johtamisessa pyritään perinteistä tiedon hallintaa vahvemmin kytkemään tiedon hallinta organisaation kilpailukykyyn ja kilpailuedun (Competitive Advantage) (kts. arvoketju) saavuttamiseen sekä sen ylläpitämiseen (Sustainable Competitive Advantage) (kts. arvotähti). Tavoitteena on informaatioon, tietoon, osaamiseen ja tietotekniikkaan liittyvien strategioiden yhteen kytkeminen ja yhdenmukainen muotoileminen liiketoiminta- ja yritysstrategioiden (Business and Corporate Strategies) kanssa.

Tiedon strategisuuden oivaltaminen edellyttää myös ihmisillä olevan tiedon korostumista. Siksi tätä vaihetta voidaan kutsua myös tietojohtamiseksi (kts. seuraava luku), tietämyshallinnaksi tai osaamisen johtamiseksi (Knowledge Management, KM). Tietojohtaminen on kuitenkin hyvin monitieteellinen tutkimusala (esim. liiketalous-, hallinto-, kasvatus- ja tietojenkäsittelytiede, tietotekniikka, informaatiotutkimus), minkä vuoksi sille ei ole olemassa yhtä vakiintunutta määritelmää. Se kattaa vahvemmin myös organisaatiokulttuuriin ja –ilmastoon liittyvien tekijöiden hallinnan kuin perinteinen tietohallinto.

Toimintaympäristön turbulenssi sekä kehityksen ennakoinnin vaikeuden aiheuttama epävarmuus estää pitäytymästä perinteisessä strategian eksplisiittisessä muotoilussa. Organisaatiolta edellytetään joustavuutta, omasta toiminnasta sekä ympäristön muutoksista oppimista. Tällöin organisaation omat, sisäiset resurssit ja kyvykkyys ovat entistä tärkeämpiä ja voivat muodostua kilpailuedun lähteeksi. Tätä kutsutaan resurssiperustaiseksi näkemykseksi yrityksestä (A Resource Based View of the Firm). Tällöin myös strategiat kehitetään omista sisäistä resursseista käsin alhaalta – ylös (Down-Up) pikemminkin kuin ylhäältä alas (Top-Down) –periaatteella. Tietojohtamisessa myös keskijohdon tärkeää tehtävää ylimmän johdon ja suorittavan tason näkemysten tulkitsijana ja yhdistäjänä on korostettu (Middle-Up-Down).

Arvoketju

Samalla tavoin kuin voimme puhua tiedon arvoketjusta (kts. myös perusteiden luku Mitä tieto on?), myös koko organisaation toiminnot voidaan esittää arvoketjumallina (Value Chain). Se on Michael Porterin v. 1985 esittämä yksinkertainen prosessimalli organisaatiotoimintojen kokonaisuudesta. Arvoketjumallissa (kuva) organisaation toiminnot jaetaan strategisesti merkittäviksi viideksi päätoiminnoiksi (Primary Activities) ja niiden suorituskykyyn vaikuttaviksi neljäksi tukitoiminnoksi (Support Activities). Minkä pidemmälle tuotteen tai palvelun tuotanto etenee arvoketjussa sen enemmän tietoa siihen sitoutuu ja sen arvokkaampi se on.

external image arvoketj.gif

Porter (1980) esitti myös kolme strategiaa, joilla yritys voi pyrkiä hallitsemaan kilpailuvoimia:

  1. Kustannusjohtajuus (Cost Leadership) eli pyrkimys valmistamaan tavarat koko teollisuuden alan alhaisimmilla kustannuksilla.
  2. Erikoistuminen (Differentation) eli tuotteen tai palvelun erikoistaminen koko teollisuuden alalla.
  3. Keskittyminen (Focus) mikä merkitsee keskittymistä tiettyyn markkina-alueeseen tai tuoteuutuuteen.
Porterin mukaan arvoketjuanalyysi auttaa yhtäältä vähentämään kustannuksia ja toisaalta löytämään erikoistumisen lähteitä. Se on edelleen hyvin yleisesti käytetty malli kuvaamaan organisaation toimintojen muodostamaa kokonaisuutta. Tosin mahdollisuuksia sen soveltamiseen palvelutuotannon kustannusrakenteiden tai erikoistumisen lähteiden analysoimiseen on pidetty riittämättöminä.

Empiirisen tutkimuksen mukaan arvoketjuanalyysi yhdistettynä tiedon auditoinnin lähestymistapaan soveltuu myös organisaation strategisimman toiminnon määrittelemiseen. Tämän analyysin perusteella tietohallinnon tulisi olla päätoimintojen suorituskykyä tukeva toiminto tai osa koko organisaation kattavaa infrastruktuuria. (Ks. Huotari 1997a; Huotari 1997b, 2001; Huotari & Wilson 1996.)

'Arvotähti'

Normann & Ramirézin (1994) haastavat Porterin mallin. Heidän mukaansa verkostotalouden aikakaudella arvoketjumalli ei kata riittävästi sitä kokonaisuutta, missä organisaatiot toimivat. Heidän käsityksensä mukaan organisaatio on osa tietoa ja tietämystä luovasta kokonaisuudesta, mitä he kutsuvat ’arvotähdeksi’ (Value Star) (ks. kuva) . Tämä kokonaisuus muodostuu organisaation ja sen sidosryhmien, toisin sanoen, asiakkaiden ja heidän asiakkaidensa, alihankkijoiden ja heidän alihankkijoiden sekä toisten yritysten tiiviin yhteistyön ja yhdessä toteutettujen tietoprosessien (Knowledge Processes) tuloksena. Tällöin arvoa luodaan yhteistyössä sekä tietoa ja tietämystä tuottavissa tietoprosesseissa. (Ks. Huotari & Chatman 2001.)

external image organisa.gif

Lähtökohtana on prosessiajattelu ja se, että prosessit ylittävät organisaatioiden rajat ja siten sitovat yhteen teollisuuden alan keskeiset toimijat. Klusteriperustainen talous perustuu tälle ajatukselle ja toimintatavalle.

Yhteinen arvoluominen tapahtuu kolmentyyppisissä yhtäaikaisissa, vastavuoroisissa ja osittain päällekkäisissä tietoprosesseissa:

  • Synnyttävät prosessit (Generative Knowledge Processes), jotka liittyvät T&K-toimintaan.
  • Tuottavat prosessit (Productive Knowledge Processes), jotka liittyvät tuotantoon.
  • Edustavat prosessit (Representative Knowledge Processes), jotka liittyvät markkinointiin, myyntiin ja palvelutoimintaan.
Synnyttävissä prosesseissa luodaan uusi tieto ja tietämys erityisesti ongelmanratkaisutilanteissa. Tämä lisää organisaation kyvykkyyttä luoda parempia tuotteita tai aloittaa toiminta uusilla liiketoiminta-alueilla.

Tuottavissa prosesseissa uusi tieto on koottu ja käytetty uusien tuotteiden ja palveluiden tai niiden yhdistelmien luomiseen ja tuottamiseen. Nämä prosessit ovat myös uudelleen tuottavia luonteeltaan.

Edustavissa prosesseissa tieto ja tietämys viestitään ja siirretään asiakkaille heidän omaa toimintaansa ja arvon luomistaan varten.

Tietoprosessit toteutetaan vahvassa eri toimijoiden välisessä yhteistyössä. Tämän vuoksi yritys ottaa suuremman vastuun prosessien tuloksesta ja asiakkaan toiminnasta kuin perinteisessä taloudessa. Tämä tekee myös asiakastarve (Customer Need) –käsitteen tarpeettomaksi, koska asiakas itse on mukana luomassa ja toteuttamassa hankimaansa tuotetta tai palvelua tai niiden yhdistelmää.


Tietojohtaminen


Tietoresurssien hallinta, tietohallinto ja laatujohtaminen ovat viime vuosina laajentuneet vaatimukseksi tiedon, tietämyksen ja osaamisen kokonaisvaltaisemmasta strategisesta hyödyntämisestä ja hallinnasta. Tätä kutsutaan tietojohtamiseksi, osaamisen johtamiseksi tai tietämyshallinnaksi (Knowledge Management). Tietojohtaminen perustuu organisaation sisäisten voimavarojen strategisen merkityksien korostamiseen (kts. seuraava luku). Sen yleistymisen syyksi voidaankin mainita kaksi keskeistä tekijää: yhtäältä inhimillisen tai henkisen pääoman (Human Capital) merkityksen korostuminen ensisijaisena tuotannon tekijänä ja toisaalta tieto- ja viestintäteknologian mahdollisuuksien ymmärtämisen informaation, tiedon ja tietämyksen varastoinnissa ja jakamisessa (Koenig, 1998). Tietojohtamisen tarve nouseekin organisaatioiden muutoksesta, koska vanhat johtamistavat eivät enää päde uudessa verkostoperusteisessa toimintaympäristössä.

Tietojohtaminen on hyvin monialainen ja –uloitteinen käsite, joka kattaa erittäin laajan johtamisen alan. Tämän vuoksi sille ei ole olemassa yhteistä, kaikkien hyväksymää määritelmää. Tietojohtaminen voidaan määritellä organisaation sisällä ja sen saatavilla olevan tiedon (kts. luku Tieto organisaatiossa) ja informaation tunnistamiseen, hankkimiseen, luomiseen, välittämiseen ja käyttöön liittyvien toimintojen hallinnaksi ja johtamiseksi.

Tietojohtamisessa tieto/tietämys voidaan ymmärretään kahdesta näkökulmasta: yhtäältä staattisesti objektina (Static Knowledge) tai toisaalta prosessina (Knowing). Molemmat lähestymistavat ovat tärkeitä tietojohtamisessa. Sveibyn mukaan kehitys on kuitenkin vienyt tiedon ymmärtämisestä objektina kohti tiedon prosessiluonteen korostamista pyrittäessä tiedon hallintaan organisaatioiden sisällä sekä niiden rajat ylittävällä tasolla. Tietojohtamisen eksplisiittinen määritteleminen on kuitenkin vaikeaa tiedon/ tietämyksen (Knowledge) käsitteen tieteenfilosofisen perustan vuoksi. Tietojohtamisen keskiössä on ihminen, ei tieto- ja viestintäteknologia. Sen tavoitteena on ihmisillä olevan osaamisen hallinta uuden tiedon luomiseksi ja innovoinnin edistämiseksi.

Tiedon hallinta objektina on 1990-luvun alkupuolelta asti kasvanut nopeasti tutkimusalueena. Siihen on keskitytty erityisesti informaatiotutkimuksen, tietojenkäsittelytieteen sekä tietotekniikan aloilla. Pyrittäessä hallitsemaan tietoa/tietämystä objektina ymmärrämme sen eksplisiittiseksi. Tavoitteena on toiminnan tuottavuuden lisääminen rakentamalla tietokantoja esim. parhaista käytännöistä tai lotus notes –tyyppisillä sovelluksilla. Lähestymistapa on asiakassuuntautunut, esim. tiedon varastointi (Datawarehousing) –sovelluksia on hyödynnetty tässä yhteydessä. Vuosituhannen vaihteessa keskityttiin vuorovaikutteisuuteen ja sen edistämiseen kehittämällä esimerkiksi sähköistä liiketoimintaa ja asiointia.

Kun ymmärrämme tiedon prosessina keskitymme ihmisten kompetensseihin ja taitoihin. Tämä on edellistä perinteisempi lähestymistapa, sillä sitä edustavat esimerkiksi filosofia, psykologia, kasvatustiede, sosiologia ja liiketaloustieteet. Tämän vuosituhannen alusta alkaen tässä tietojohtamisen lähestymistavassa on keskitytty vahvasti osaamiseen, uuden tiedon luomiseen ja tiedon jakamiseen. (Lue lisäksi: tietojohtamisen tahot.)

Tietoteknologian hyödyntämisessä keskitytään osaamisen edistämiseen, ts. kommunikaation, sosiaalisten verkostojen ja työssä oppimisen tukemiseen liittyvien järjestelmien ja sovellusten suunnitteluun ja kehittämiseen. Käsittäessämme tiedon/tietämyksen hallinnan prosessina hyväksymme tiedon sosiaalisen luonteen ja piiloisen tiedon merkityksen. Tällöin hallinnan kohteena ovat myös työn suorittamiseen liittyvät taidot ja tiedon jakaminen. Uuden tiedon luominen on keskeistä. Pyrkimyksenä on prosessin ylläpitäminen ja hallinta ja tavoitteena tiedon/tietämyksen hyödyntäminen toimintana, dynaamisena osaamisen prosessina. Tällöin tieto- ja viestintäteknologiaa voidaan käyttää esimerkiksi viestintään, sosiaalisten verkostojen ja oppimisen tukemiseen.

Tietopääoma ja osaamispääoma

Tietojohtaminen kytkeytyy tietopääoman (Intellectual Capital) (kuva) käsitteeseen sekä osaamispääoman (Knowledge Capital) (kuva) käsitteeseen. Nämä molemmat ovat kuitenkin tietojohtamista laajempia käsitteitä (ks. esim. MacMorrow 2001). Tietopääoma muodostuu henkisestä pääomasta (Human Capital), ts. ihmisten osaamisesta ja lahjakkuudesta; rakenteellisesta pääomasta (Structural Capital), mikä kattaa materiaalioikeudet, metodologiat, ohjelmistot, dokumentit ja muut tieto-objektit, sekä asiakaspääomasta (Customer Capital) eli asiakassuhteista (Stewart 1997). Erään näkemyksen mukaan tietojohtaminen keskittyy enemmän uuden tiedon luomisen ja innovoinnin mahdollistamiseen kun taas tietopääoman hallinta kattaa myös tietovarantojen ylläpidon edellyttämän tarpeettomien tietoresurssien poiston, eli koko tiedon elinkaaren hallinnan. Ståhle ja Grönroos (1999) määrittelevät tietopääoman (Intellectual Capital) yrityksen aineettomiksi omaisuuseriksi sekä kyvyksi käyttää henkilöstön osaamista uusien innovaatioiden jatkuvaan tuottamiseen. Heidän mukaansa tietopääoma muodostuu kolmesta elementistä:

Inhimillinen pääoma, mikä sisältää henkilöstön osaamisen, motivaation ja sitoutumisen.
Aineeton pääoma, mikä muodostuu datasta, informaatiosta, immateriaalioikeuksista ja itse organisaatiosta.
Strateginen reservi, mikä merkitsee kykyä tuottaa ja tuotteistaa innovaatioita.

Nämä kolme elementtiä liittyvät kiinteästi toisiinsa siten, että inhimillisellä pääoma on aineettoman pääoman tuottamisen perusta. Aineeton pääoma puolestaan lisää organisaation strategista reserviä ja siten sen innovaatioihin perustuvaa kilpailukykyä.

Uuden tiedon luominen ja jakaminen

Tietojohtamisessa tieto ja kyky luoda ja hyödyntää sitä ymmärretään keskeisimmäksi keinoksi pitää yllä kilpailuetua, ts. säilyttää organisaation saavuttama asema toimintaympäristössään. Tavoitteena on taata tuloksellinen toiminta luomalla organisaation osaamisen pohjalta uusia tuotteita, palveluja tai prosesseja, joissa tuotteet ja palvelut yhdistyvät. Innovaatioiden tuottaminen edellyttää uuden tiedon luomista. Ikujiro Nonaka on keskeisin teoreetikko tällä alalla. Hänen työnsä 1990-luvun alkupuolella sekä yhdessä Hirotaka Takeuchin kanssa v. 1995 julkaistu The Knowledge Creating Company -teos mallintavat tiedon luomisen prosesseja myös organisaatioympäristössä. Heidän mukaansa perinteinen organisaation ymmärtäminen informaatiota prosessoivaksi järjestelmäksi on riittämätön kuvaamaan tiedon luomista dynaamisena prosessina. Heidän käsityksensä mukaan organisaatio on kokonaisuus, joka luo tietoa toiminnalla ja vuorovaikutuksella.

external image secimall.gif

Tiedon luomisen prosessimalli (SECI) (ks. kuva yllä) perustuu ideaan siitä, kuinka tieto muuntuu (Conversion) piiloisen (Tacit) ja käsitteellisen (Explicit) muodon välillä neljässä vaiheessa muodostaen iteratiivisen prosessin. Vaiheesta toiseen siirtyminen tapahtuu:

Näiden vaiheiden toteutumisen jälkeen siirrytään prosessin alkuun seuraavalla organisaatiotasolla, esimerkiksi yksilötasolta ryhmätasolle ja edelleen osasto- sekä koko organisaation tasolle jne.

Nonaka & Takeuchi (1995) ovat esittäneet myös SECI-mallia laajemman organisationaalisen tiedon luomisen viisivaiheisen mallin. Tällä he tarkoittavat organisaation kykyä kokonaisuutena luoda uutta tietoa, levittää se kaikkialle ja upottaa tuotteisiin, palveluihin ja järjestelmiin. Malli sisältää tiedon muuntumisen SECI-prosessin, mikä etenee ajan kuluessa ja prosessin siirtyessä ontologiselta tasolta seuraavalle. Tämä voi tapahtua esimerkiksi siirtymisenä yksilötasolta ryhmän tasolle, laitostasolle sekä edelleen koko tieteenalan tasolle kotimaassa, kansainvälisesti sekä edelleen laajemman akateemisen yhteisön samoin kuin muun yleisön tasolle jne.Yhdessä Toyaman ja Konnon kanssa Nonakan (2000) työ on johtanut nk. tiedon luomisen yhdistetyn mallin (A Unified Model of Knowledge Creation) esittämiseen. Malli yhdistää toisiinsa kolme pääelementtiä: Yhtäältä SECI-prosessin sekä toisaalta tiedon luomisen paikan (Ba), joka käsitteenä viittaa tilaan/paikkaan, aikaan ja mielentilaan sekä tietovarannot (Knowledge Assets). Tietovarannot muodostuvat tietopanoksista ja –tuotoksista sekä prosessin mahdollistajista. Ne siis syntyvät sen tuloksena kuinka hyvin tiedon luomisen paikka eli Ba mahdollistaa tiedon muuntumisen prosessin. Heidän mukaan tiedon luominen on ihmisissä jatkuva itsensä ylittämisen prosessi. Kyse on siis syvällisestä uudistumisesta ja muutoksesta.

Esimerkiksi Cook ja Brown (1998) ovat kritisoineet ajatusta tiedon muuntumisesta. (Ks. Huotari & Lindström 2002.)

Lue myös luvut piiloisesta tiedosta ja eksplisiittisestä tiedosta.


Tietojohtamisen tahot

Tietojohtaminen perustuu hyvin monimuotoiselle, -tahoiselle ja –tasoiselle organisatoristen toimijoiden väliselle vuorovaikutukselle. Se kattaa perinteisen organisaation tiedon hallinnan syklin (kts. Choo). Organisaation käyttäytymisen tai toimintatapojen sopeuttaminen edellyttää oppimista omasta toiminnasta ja nopeasti muuttuvasta toimintaympäristöstä. Tietojohtamisen kentässä sykli laajeneekin kattamaan myös inhimillisen ajatteluun ja kokemukseen perustuvan tietämyksen hallinnan. Tietojohtamisen idean kritiikki kohdistuukin tähän tavoitteeseen: inhimillistä ajattelua on mahdotonta johtaa. Tämän vuoksi toiset suosivat termiä osaamisen (Knowing) hallinta, joka painottaa osuvammin tiedon ja tietämyksen prosessiluonnetta.

Tietojohtaminen kytkeytyy siis myös oppivan organisaation käsitteeseen. Koska organisaation oppiminen on sen jäsenten oppimisen tulos, tietojohtamisen avulla pyritään sen jäsenten tiedon ja tietämyksen tavoitteelliseen hyödyntämiseen suorituskyvyn ja strategisen osaamisen lisäämiseksi sekä uuden tiedon luomiseksi ja innovoimiseksi. Tämä vaatii yhteistyötä ja vuorovaikutusta, mikä puolestaan edellyttää myös viestintään perustuvaa informaation, tiedon ja tietämyksen jakamista sekä tätä edistävien tekijöiden tunnistamista ja strategioiden kehittämistä.

Yhteistyö edellyttää viestintää tiedon ja tietämyksen jakamiseksi. Se perustuu organisaation jäsenten väliseen vuorovaikutukseen samalla sitä lisäten ja hyödyttää siten koko organisaatiota. Samanaikaisesti sen tulisi kuitenkin hyödyttää myös jokaista yhteistyöprosessiin osallistuvaa: heidän tulisi tuntea, että yhteiseen toimintaan osallistuminen kannattaa. Tiedon jakaminen tarkoittaa, että yksilö ei piilota tai salaa toisilta omaa tietämystään tai asiantuntemustaan vaan käyttää niitä ja viestii niistä, toisin sanoen, sitoo ne yhteiseen toimintaan, panee ne tuottamaan.

Käytännössä yhteistyö voi olla hyvinkin vaativa työskentelymuoto. Jo esim. ammattikielten väliset erot saattavat tehdä viestinnän vaikeaksi ja monialaisten tiimien johtamisen vaativaksi tehtäväksi. Luottamus onkin vuorovaikutuksen ja yhteistyön onnistumisen edellytys. Siksi yhteistyön sisältöä ja käytäntöjä on mahdollista tarkastella luottamuksen näkökulmasta. Hyvien yhteistyökäytäntöjen voidaan olettaa ilmaisevan luottamuksen olemassaoloa. (Iivonen & Harisalo 1997, Iivonen & Huotari 2001) Luottamuksella on ratkaiseva rooli verkostotaloudessa esimerkiksi strategisten yhteenliittymien onnistumiselle. On osoitettu, että viestintä, vuorovaikutus ja tiedon prosessointi olivat tekijöitä, joilla yhteistyöpartnereiden keskinäistä luottamusta pyrittiin rakentamaan (Hutt ym. 2000). Säännöllisen vuorovaikutuksen tavoin ajantasainen tiedon vaihto ja relevantti palaute kunkin partnerin toiminnasta vähensi väärintulkintoja ja vahvisti yhteistyötä yhteenliittymässä. Luottamuksen puute sen sijaan esti suhteiden syntymistä strategisissa yhteenliittymissä. Riittämättömän viestinnän, kilpailun sekä ryhmän jäsenten mahdollisen epärehellisyyden, motiivien tai opportunistisen käytöksen oletettiin useimmin aiheuttavan epäluottamusta. Sen sijaan viestinnän määrä ja avoimuus olivat tärkeitä luottamusta lisääviä tekijöitä. Vuorovaikutus koettiin tehokkaaksi tavaksi lisätä yritysten välistä luottamusta.

Strategiat, joilla organisaation sisäistä yhteistyötä ja vuorovaikutusta voidaan parantaa pitäisi sisällyttää hyvään tietojohtamiskäytäntöön. Avoimet työyhteisöt ovat ensisijaisen tärkeitä pyrittäessä tiedon ja tietämyksen hallintaan ja johtamiseen. Tietojohtamiseen kytkeytyviä prosesseja, toisin sanoen tiedon ja siihen liittyvän tietämyksen prosesseja ei voi toteuttaa täysipainoisesti suljetuissa organisaatioissa. Siksi vuorovaikutuksen lisäämisen ja raja-aitojen ylittämisen pitäisi olla osa tietojohtamisen käytäntöä, jotta raja-aidat eivät estäisi viestintää ja tiedon kulkua, tietovirtaa. Tiedon ja tietämyksen jakaminen sekä tiedon lisääminen ovatkin hyvän tietojohtamiskäytännön ydinalueita.

Organisaatiokulttuurin ottamista huomioon tietojohtamisessa korostavat esimerkiksi Babeira (1999) ja Orlikowski (1993). Babeira kuvaa Euroopan jälleenrakennus- ja kehityspankin tietojohtamisohjelman kehittämisprosessia. Hänen mukaansa luottamus, teknologia ja omistajuus olivat tietämyksen hallintaan kriittisimmin vaikuttavat tekijät. Prosessi nosti myös esille merkittävän muutostarpeen, sillä tietotyöntekijät ja asiantuntijat olivat tottuneet tuottamaan tiedolle lisäarvoa yksilöinä eivätkä ryhmänä. Tämän perusteella Babeira uskoo, että uusi tieto- ja viestintäteknologia, esimerkiksi ryhmätyöohjelmistot, jotka mahdollistavat virtuaalikokoukset ja –konferenssit lisäävät tiedon ja tietämyksen jakamista ja siten muuttavat organisaatiokulttuuria.

Orlikowski puolestaan tarkasteli ryhmätyöohjelmisto Notesin käyttöönottoa kansainvälisessä konsulttiyrityksessä. Hänen mukaansa kilpailua ja yksilöllisyyttä korostavissa organisaatiokulttuureissa, missä ihmiset eivät ole tottuneet jakamaan tietoa ja asiantuntemustaan, ryhmätyöteknologia ei täytä sille asetettuja odotuksia eikä siten hyödytä organisaatiota ennakoidulla tavalla. Nämä tulokset osaltaan tukevat käsitystä siitä, että yhteistyötä, vuorovaikutusta ja tiedon jakamista edistävät strategioiden kehittämisen olisi perustuttava vallitsevaan organisaatiokulttuuriin. Tällöin myös kulttuurin muutos kytkeytyy osaksi strategiaprosessia. Tämä muutos edellyttää kaksikehäistä oppimista.


Tieto organisaatiossa


Organisaatiossa olevaa tietoa voidaan tarkastella ja pyrkiä hallitsemaan erilaisten käsitteellisten tyypittelyjen avulla. Seuraavaksi esitellään yksityiskohtaisemmin Chun Wei Choon organisaatiossa olevan tiedon tyypittelyä sekä Frank Blacklerin tyypittelyä.

Choon tyypittely

Choon (1998) tyypittely organisaatiossa olevasta tiedosta perustuu Nonakan ja Takeuchin (1995) tavoin yhtäältä länsimaiseen tieteenfilosofiseen käsitykseen tiedon eksplisiittisestä luonteesta ja toisaalta unkarilaisen tutkijan Michel Polanyin (1958, 1966) esittämään näkemykseen tiedon piilevästä tai paremminkin piiloisesta luonteesta. Polanyin käsitys perustuu mm. hahmopsykologiaan ja hän sanoikin: ”We can know more than we can tell.” Polanyin mukaan on olemassa sekä eksplisiittistä, kohdennettua tietoa (Focal Knowledge) tietämisen kohteesta että piiloista tietoa, mitä käytetään välineenä kohteen käsittelyyn. Näihin kahteen tyyppiin Choo kuitenkin lisää kulttuurisen tiedon. On tärkeää huomata, että nämä tiedon tyypit eivät ole toisiaan poissulkevia vaan täydentäviä.

Blacklerin tyypittely

Liikkeenjohdon ja johtamisen teoreettisen kirjallisuuden analyysin pohjalta Blackler (1995) kategorisoi teoreetikkojen näkemykset tiedosta / tietämyksestä (Knowledge) viiteen tyyppiin:

  1. Käsitteellinen tieto (Embrained Knowledge)
  2. Toiminnallistettu tieto (Embodied Knowledge)
  3. Kulttuurinen tieto (Encultured Knowledge)
  4. Ankkuroitu tieto (Embedded Knowledge)
  5. Kooditettu tieto (Encoded Knowledge)
Blackler korostaa, että näitä viittä tiedon tyyppiä ei voi ymmärtää toisistaan erillisinä, sillä tieto on hyvin monifasettinen ja kompleksinen ilmiö. Hänen mukaansa tieto on tilannesidonnaista ja abstraktia, eksplisiittistä ja piiloista, yhteisöllistä ja yksilöllistä, fyysistä ja mentaalista, kehittyvää ja staattista, verbaalista ja koodattua. Hän esittää, että näiden viiden tiedon tyypin tarkoituksena ei ole tiedon tuotteistaminen tuotteiksi, järjestelmiksi tai palveluiksi. Sen sijaan ne auttavat meitä ymmärtämään sitä tekijöiden moninaisuutta ja kompleksisuutta, mihin tulisi kiinnittää huomiota keskusteltaessa tiedon tehtävästä organisaatiossa. Tämä tyypittely korostaa jokaisen organisaation jäsenen, ei siis yksinomaan tietotyöntekijöiden tai asiantuntijoiden (Knowledge Workers), tehtävää tietävänä ja osaavana toimijana.

Kirjallisuuden perustella käsitteellinen, kulttuurinen ja kooditettu tieto ovat saamassa merkittävämmän aseman tietotyössä kuin ankkuroitu ja toiminnallistettu tieto. Tältä pohjalta Blackler esittää seuraavat neljä organisaatiotyyppiä:

  1. Asiantuntijaorganisaatiot, joiden toiminta perustuu toiminnallistetun tiedon hyödyntämiseen. (Esim. professionaalinen byrokratia kuten sairaala.)
  2. Rutiinitieto-organisaatiot, jotka toimivat teknologiaan, sääntöihin ja menettelytapoihin ankkuroidun tiedon pohjalta. (Esim. konebyrokratia kuten teollinen tuotantolaitos tai tehdas.)
  3. Symbolianalyytikko-organisaatiot, joiden toiminnan perustana on käsitteellinen tieto. (Esim. tietointensiiviset yritykset kuten tietoteknisten ohjelmistosovellusten tuottajat.)
  4. Viestintäintensiiviset organisaatiot, jotka ovat hyvin riippuvaisia kulttuurisesta tiedosta. (Esim. adhockratia, innovaatioihin perustuva tuotanto.)
Käytännöstä Blackler löytää kuitenkin esimerkkejä siitä, että myös ankkuroitu tieto ymmärretään tärkeäksi organisaation toiminnassa. Siitä huolimatta hän esittää, että asiantuntijaorganisaatiot ovat kehittymässä kohti viestintäintensiivisiä ja symbolianalyytikko-organisaatioita, jotka myös kehittyvät entistä viestintäintensiivisemmiksi toimintatavoiltaan. Tämän perustella hän esittää, että tietoteorioiden (Theories of Knowledge), joissa tietämys ymmärretään staattisena ilmiönä, kehittämisen sijaan olisi pyrittävä luomaan teorioita, jotka pyrkivät selittämään tietämystä toimintana, ts. tietämisenä tai osaamisena (Theories of Knowing). Tämän vuoksi tietotyötä ja organisaatioita olisikin tutkittava analysoimalla laajemmin tietämistä ja osaamista kulttuurisena ilmiönä. (Ks. myös Cook & Brown 1999; Huotari & Lindström 2002.)


Tiedonhankintatutkimus

© Ari Haasio & Reijo Savolainen / Internetix

Tiedonhankinnan keskeiset käsitteet


Tiedonhankintatutkimuksen keskeisimmät käsitteet ovat:

  • Tiedonhankinta
  • Tiedontarve
  • Tiedonkäyttö
  • Tiedonvälittäjät
  • Tiedonlähde
  • Tiedonhankintakanava
Tiedonhankinta (Information seeking)

Tiedonhankinnaksi voidaan käsittää kaikki se toiminta, mitä ihminen tekee saadakseen vastauksen haluamaansa ongelmaan, merkityksellistääkseen toimintansa ja/tai kyetäkseen ratkaisemaan ongelmatilanteen, johon hän on joutunut.

Kaiken tiedonhankintakäyttäytymisen taustalla on yksilön itsellään havaitsema tiedontarve. Tiedonhankinta onkin lähinnä informaation käyttöä valmisteleva toimenpide. Sillä ei ole itseisarvoa, vaan informaatiota hankitaan jonkin päämäärän tähden.

Tiedonhankinta kohdistuu niihin sanomiin, dokumentteihin ja tietosisältöihin, joita toimijalle ei vielä esiymmärryksensä valossa ole.

Tiedontarve (Information need)

Tiedontarve on tilannesidonnainen ilmiö. Se voidaan nähdä kuiluna (gap) yksilön tietämyksessä tietyllä hetkellä ja tietyssä paikassa tiettynä aikana. (ks. myös Brenda Dervinin Sense-making –konseptio)

Tiedontarvetilanteessa yksilö huomaa, että hänen omat tietonsa eivät riitä ja siksi hänen on haettava lisää informaatiota, jonka avulla siihenastista tietoa voidaan kartuttaa tai täsmentää.

Tiedontarve ei välttämättä johda tiedonhankintaan. Kaikkea tiedonhankintaa sen sijaan edeltää tiedostettu tiedontarvetilanne. Tiedontarpeista ei kuitenkaan ole järkevää puhua abstraktissa mielessä tiedontarpeina sinänsä vaan vasta ongelmatilanteeseen liittyen.

Se, johtaako tiedontarvetilanne tiedonhankintaan, riippuu pitkälti siitä kuinka tärkeänä yksilö pitää tiedontarpeen tyydyttämistä.

Käytännössä tiedontarve on paljon käytetty, itsessään melko epämääräinen ja vähän tutkittu käsite. Sitä käytetään usein pohtimatta tarkemmin mitä sillä tarkoitetaan.

Lue lisää tärkeimmistä käsitteistä ja niiden taustasta

Lue lisää tarve-käsitteeseen liittyvästä problematiikasta

Tiedonkäyttö (Information use)

Kun yksilö hyödyntää saamaansa informaatiota (muokkaa, soveltaa) tiettyä ennalta määriteltyä päämäärää ja tarkoitusta varten, puhutaan tiedonkäytöstä.

Tiedonvälittäjät (Intermediaries)

Kirjastonhoitaja tai informaatikko on hyvä esimerkki tiedonvälittäjästä. Tiedonvälittäjä osaa ohjata tiedontarvitsijan oikean tiedonlähteen äärelle. Tiedonvälittäjät ovatkin sekundaarilähteitä; heillä ei varsinaisesti ole itsellään informaatiota kyseisestä asiasta, mutta he osaavat ohjata tiedontarvitsijan oikeiden dokumenttien äärelle.

Useimmiten tiedonvälittäjät työskentelevät erilaisten formaalien informaatiosysteemien (esim. kirjastot, tietopalvelut) palveluksessa.

Tiedonlähde (Information source)

Yksilön tietyssä tilanteessa tarvitseman informaation kantaja. Tiedonlähteet voivat olla joko formaaleja (esim. kirjat, lehdet, bibliografiat jne.) tai informaaleja (ystävät, tuttavat, kollegat jne.).

Tiedonhankintakanava (Information channels)

Termi kattaa tiedonvälittäjät, tiedonlähteet ja erilaiset informaatiojärjestelmät.

Tiedontarpeiden, -hankinnan ja -käytön väliset keskinäissuhteet

Oheinen kuvio selvittää havainnollisesti tiedonhankinnan prosessiin kuuluvien eri termien suhdetta toisiinsa.

external image keskisuhteet.gif


Tiedonhankintatutkimus osana informaatiotutkimusta


Tiedonhankintatutkimus pyrkii selvittämään tiedon hankintaan, käyttöön ja tarpeisiin koskevia kysymyksiä.

Yleensä tiedonhankintatutkimus jaetaan seuraaviin osa-alueisiin:

  1. Arkielämän ei-ammatillista toimintaa (esim. harrastukset, vapaa-aika) tutkiva tiedonhankintatutkimus
  2. Arkielämän ammatillista toimintaa tutkiva tiedonhankintatutkimus, joka keskittyy työssä liittyvien tiedonhankintatilanteiden yms. tutkimiseen.
  3. Tieteellisen tiedon hankintaa käsittelevä tiedonhankintatutkimus
Ei-ammatillista toimintaa käsittelevä tiedonhankintatutkimus pyrkii selvittämään kuinka kansalaiset ratkaisevat arkipäivän ongelmiaan, miten tiedonhankinta auttaa elämänhallinnassa ja millaisia tiedontarpeita ihmisillä on työn ulkopuolella.

Ammatillista tiedonhankintaa käsittelevä tutkimus taas selvittelee mitä tiedontarpeita eri työtehtäviin liittyy, miten tietoa hankitaan ammatillisten ongelmien ratkaisemiseksi ja kuinka tiedonhankinta vaikuttaa esimerkiksi yrityksen toimintaan ja sen tavoitteiden saavuttamiseen.

Eniten tutkimuksia on tehty ammatillisen tiedonhankinnan alueelta. Viime vuosina kiinnostus työn ulkopuolisen tiedonhankinnan tutkimiseen on kasvanut kovaa vauhtia.

Tieteidenvälinen tutkimusalue

Vaikka valtaosa tiedonhankintatutkimuksesta on keskittynyt informaatiotutkimuksen tieteenalalle, myös monilla muilla tieteenaloilla tehdään tälle aihealueelle relevanttia tutkimusta.

  • Filosofia (tietoteoria, tieto-oppi)
  • Tietojenkäsittelyoppi (tekoälytutkimus)
  • Tiedotusoppi (käyttötarkoitustutkimukset)
  • Kognitiivinen psykologia
  • Sosiaalipsykologia
  • Kognitiotutkimus
  • Tieteentutkimus (tieteellisen kommunikaation tutkimus)
Tiedonhankintatutkimuksen tutkimuskohteet

Keskeisimmät tutkimuskohteet ovat:

1) Erilaisten lähteiden ja kanavien käyttö- ja käyttäjätutkimukset

  • Tiedonhankinnan formaalien kanavien, kuten kirjaston ja Internetin tutkiminen
  • Tiedonhankkijoiden (esim. yksilöt, ryhmät, organisaatiot) arvojen ja preferenssien tutkiminen eri tiedonlähteiden ja –kanavien suhteen
  • Informaalien lähteiden tutkiminen (asiantuntijat, kollegat, ystävät jne.)
  • Frekvenssitutkimukset, jotka selvittelevät kysymyksiä käytön useudesta, siitä kuka palveluja käyttää jne.
2) Tiedonkäytön tutkimus eli millä tavoin hankittua aineistoa ja tietoa hyödynnetään?

  • Nämä tutkimukset selvittävät, kuinka tietoa käytetään hyväksi. Miten ongelman ratkaisutavat ja tiedonhankintakanavat suhtautuvat toisiinsa? Millaisia ovat henkilöiden tiedonhankinta- ja käyttötavat ja niihin vaikuttavat tekjijät (esim. elämäntapa, motivaatio, sosiaaliset syyt, mieltymykset jne.)
Tutkimusalana tiedonhankintatutkimus pyrkiikin siis vastaamaan hyvin monentyyppisiin kysymyksiin.Voidaankin sanoa, että tiedonhankinnan tutkimus keskeisenä informaatiotutkimuksen osa-alueena on luonut sen tiedollisen ja teoreettisen perustan, mikä on mahdollistanut esimerkiksi tiedonhakujärjestelmien, kirjasto- ja informaatiopalvelujärjestelmän sekä tietoverkkojen kehittämisen.


Tiedonhankintatutkimuksen historiaa


Ennen 1950-lukua tiedonhankintatutkimusta ei juurikaan tehty. Varsinainen tiedonhankintatutkimus syntyikin vasta 1950-luvulla, jolloin ryhdyttiin selvittelemään muun muassa tiedon käyttöä eri tieteenaloilla. Tuolloin myös Saul Herner tutki, mikä rooli on painettujen julkaisujen käytöllä ja informaalien lähteiden hyödyntämisellä tieteellisessä viestinnässä.

Metodinen kehittely alkoi myös tuolloin. Tiedonhankintatutkimus hyödynsi kysely- ja haastattelututkimusta. Muita mielenkiinnon kohteita olivat mm. tutkijoiden tuotteliaisuus, tutkijan rooli tutkimusryhmässä jne.

Laajenemisen aika

Tutkimusalueena tiedonhankintatutkimus alkoi laajeta voimakkaasti 1960-luvulla. Tuolloin havaittiin myös tiedontarve- ja hankintailmiöien kompleksinen luonne.

American Psychological Association tutki psykologien tiedonhankintaa. Samalla alkoi myös tarve suunnitella tietojärjestelmiä, jonka johdosta niitä ryhdyttiin tutkimaan tiedonhankintatutkimuksen piirissä.

Kuusikymmentäluvulla huomioitiin myös tiedonhankinnan kuormitustekijät ensi kertaa: tiedonhankinta riippuu siitä, kuinka vaivalloista se on ja mikä on tiedon arvo suhteessa vaivaan.

Aikakauden johtavista tutkijoista mainittakoon mm. Thomas J. Allen, jonka kuormitustekijätutkimukset tulivat tunnetuiksi.

Tiedonhankintatutkimus vakiintuu

Tiedonhankintatutkimus eriytyi entistä voimakkaammin omaksi tutkimusalakseen 1960- ja 1970-luvuilla. Etenkin Britanniassa ja USA:ssa se vakiinnutti asemansa nopeasti. Samalla tutkimusala irtautui yhä voimakkaammin tiedonhaun tutkimuksesta sosiologisen otteensa ja ei-teknisen tiedonintressinsä ansiosta.

Tänä aikana syntyi myös useita klassisia tiedonhankintatutkimuksen jäsennyksiä: Gernot Wersigin tiedontarveanalyysi (1973) ja Sense making –tutkimus käynnistyi Brenda Dervinin toimesta. Samalla ryhdyttiin tutkimaan myös tiedonhankintatutkimukseen vaikuttavia tekijöitä Tom D. Wilsonin ja useiden muiden tutkijoiden toimesta (lue lisää luvuista Tiedonhankintatutkimuksen klassiset jäsennykset ja Tiedonhankinnan sosiaaliset ja kognitiiviset tekijät).

Tutkimusaiheista mainittakoon N. Caplanin ja kumppaneiden tutkimukset poliittisesta päätöksenteosta, tavallisten kansalaisten tiedonhankintaa koskevien kysymysten tutkiminen (Dervin & Zweizig, Chen & Hernon, Warner & al.).

Ammatillisen tiedonhankinnan tutkimus virisi voimakkaasti ja tutkimuksessa kiinnitettiin erityistä huomiota erilaisten työtehtävien aiheuttamiin tiedontarpeisiin.

Merkittävä käännekohta oli vuosi 1986. Tuolloin Brenda Dervin ja Michael Nilan kritisoivat alalla vallitsevaa kirjastokeskeistä paradigmaa ja esittivät käyttäjäkeskeisen paradigman.

Käyttäjälähtöisen tutkimuksen aika

Dervinin ja Nilanin kritiikki vaikutti tutkimustoiminnan laajenemiseen ja uuden tutkimusotteen kehittämiseen. Kirjastokeskeisen paradigman kritiikki voimistui ja sen myötä myös kvalitatiivinen tutkimus kasvoi.

Tiedonhankintamallien kehittämiseen ja tiedonkäytön problematiikkaan kiinnitettiin yhä enemmän huomiota 1990-luvulla. Samalla yhteistyö tiedonhakututkimuksen kanssa voimistuu tietoverkkoihin kohdistuvan mielenkiinnon myötä.

Tutkimusaiheiden valintaan vaikutti 1990-luvun puolivälistä alkaen tietoverkkojen räjähdysmäinen kasvu. Internetin käyttöön panostettiin runsaasti myös tiedonhankintatutkimuksessa (esim. Reijo Savolainen: Tietoverkot kansalaisten käytössä. Tampere 1998).

Ensimmäiset tiedonhankintatutkimuksen Information Seeking in Context ISIC-konferenssit pidettiin 1990-luvun lopulla:

ISIC, Tampere 1996
ISIC, Sheffield 1998
ISIC, Göteborg 2000
ISIC, Lissabon 2002


Tiedonhankintatutkimuksen kaksi paradigmaa


Aina 1980-luvun puoliväliin saakka lähes kaikki informaatiotutkimuksen alalla tehty tutkimus oli systeemi- tai järjestelmäorientoitunutta. Käyttäjiä ei tarkasteltu heidän omista lähtökohdistaan vaan heitä palvelemaan tarkoitetuista organisaatioista käsin.

Tälle järjestelmäkeskeiselle paradigmalle tyypillisiä tutkimusaiheita olivat erilaiset käyttötutkimukset jne. Tämän teoreettisen viitekehyksen eli paradigman tutkimukset pyrkivät hakemaan selvyyttä käyttäjien tiedontarpeissa ja tiedonhankinnassa ilmeneviin eroavaisuuksiin.

Kvantitatiivisia metodeja

Surveytyyppisillä kyselyillä kartoitettiin ongelmia ja järjestelmäkeskeisen paradigman taustalla olikin voimakkaana vaikuttava loogisen positivismin tieteenfilosofia, joka redusoi ihmiset muuttujajoukoiksi. Tilastollinen eli kvantitatiivinen tutkimusote on järjestelmäkeskeiselle tiedonhankintatutkimukselle ominaista.

Surveyiden avulla selvitettiin mm. ikä- ja sukupuolijakaumia, koulutusta ja varallisuutta yms. tekijöiden vaikutusta tiedonhankintaan.

Selittävät tekijät

Tiedonhankintakäyttäytymistä on järjestelmäkeskeisen paradigman keskuudessa pyritty selittämään mm. seuraavilla seikoilla:

  • demografiset tekijät
  • muut yhteisölliset tekijät, kuten jäsenyys ryhmissä
  • elämäntapa
  • tehtäväkuvaus syynä siihen miksi otetaan yhteys esim. tietopalveluun
Tutkimusintressit

Dervin ja Nilan (1986) ovat erottaneet kuusi erilaista lähestymistapaa kartoittaessaan järjestelmäkeskeisen paradigman tutkimusintressejä:

  1. Palvelujen tai resurssien kysyntätutkimukset
    - esim. mitä lähteitä käytetään?
  2. Palvelutietoisuustutkimukset
    - kuinka tietoisia vastaajat ovat esim. kirjaston nykyisistä palveluista?
  3. Tyytyväisyys- ja tyytymättömyystutkimukset
    - kuinka tyytyväisiä ihmiset ovat palveluun?
  4. Toivomustutkimukset
    - miten esim. kirjastoa pitäisi kehittää? Mitä palveluja siellä tulisi olla?
  5. Käyttäjäyhteisötutkimukset
    - mittaamalla luodaan demografisia profiileja yhteisöistä, jotta esim. kirjaston palvelua voitaisiin kehittää
  6. Käyttäjien intressejä, toimintoja ja ryhmäsuhteita koskevat tutkimukset
    - tutkitaan mistä asioista esim. kirjaston käyttäjät ovat kiinnostuneita, jotta heitä voitaisiin palvella paremmin
Järjestelmäkeskeisen paradigman kritiikki

Dervinin ja Nilanin vuonna 1986 julkaisema kirjoitus oli alkuna voimakkaalle järjestelmäkeskeisen paradigman kritiikille ja uuden käyttäjäkeskeisen paradigman synnylle.

Dervinin ja Nilanin vuonna 1986 järjestelmäkeskeiseen paradigmaan kohdistama kritiikki kiinnitti huomion yksilölähtöisen tarkastelun puutteiseen.

Käyttäjiä ei tarkastella heidän omista lähtökohdistaan vaan heitä palvelevista organisaatioista, mm. kirjastoista käsin. Myös liiallinen nojautuminen loogiseen positivismiin ja sen perusteella tehty ihmisten luokittelu muuttujajoukoksi oli arvostelun kohteena. Dervinin ja Nilanin mukaan yksilön ja hänen ominaisuuksiensa merkitys unohtui täysin järjestelmäkeskeisessä paradigmassa.

Järjestelmäkeskeinen paradigma lähtee myös siitä olettamuksesta, että kaikki yksilöt toimivat rationaalisesti hankkiessaan tietoa. Vastaavasti myös tämän paradigman tiedonkäsitys on luonteeltaan objektivistinen, ts. oletetaan, että kaikella tiedolla on vakiomerkitys tulkitsijasta ja lähteestä riippumatta.

Järjestelmäkeskeisen paradigman ei myöskään katsottu kykenevän luomaan kokonaisvaltaista käsitystä siitä, miten tiedonhankintaprosessi etenee. Informaatiota tarvitsevat ihmiset nähtiin liian passiivisina toimijoina, dokumenttien vastaanottajina, eikä aktiivisina tiedonhankkijoina.

Kohti käyttäjäkeskeistä paradigmaa

Vaihtoehtona Dervin ja Nilan esittivät käyttäjäkeskeistä paradigmaa. He vertasivat näiden kahden paradigman ideaalityyppejä seuraavasti:

Järjestelmäkeskeinen paradigma
Objektiivinen informaatio
Mekanistiset, passiiviset käyttäjät
Tilanneriippumattomuus
Atomistisuus
Ulkoinen käyttäytyminen
Kaoottinen yksilöllisyys
Määrällinen tutkimus

Käyttäjäkeskeinen paradigma
Subjektiivinen informaatio
Konstruktiiviset, aktiiviset käyttäjät
Tilannekohtaisuus
Kokonaisvaltaisuus
Sisäinen käsitys
Systemaattinen yksilöllisyys
Laadullinen tutkimus

Vaikka Dervinin ja Nilanin kritiikki on oikeutettua, tarvitaan myös järjestelmäkeskeistä tutkimusta. Se palvelee esimerkiksi eri tietopalvelujen toiminnan kehittämistä.

Käyttäjäkeskeinen paradigma

Käyttäjäkeskeisen paradigman lähtökohtia ovat:

  • Objektiivinen informaatio
  • Konstruktiiviset, aktiiviset käyttäjät
  • Tilannekohtaisuus
  • Kokonaisvaltaisuus
  • Sisäinen käsitys
  • Systemaattinen yksilöllisyys
  • Laadullinen tutkimus
Dervinin ja Nilanin ohella sen ensimmäisiä edustajia on ollut Nicholas J. Belkin, joka kehitti nk. ASK-mallin (Anomalous State of Knowledge) vuonna 1984. Mallissa käyttäjä, tietovaranto ja välittäjäjärjestelmä suhteutetaan toisiinsa vuorotellen. Keskeisin huomio kiinnittyy kuitenkin käyttäjään.

Varsinaisen läpimurron uuden käyttäjäkeskeisen paradigman teoreetikkona teki kuitenkin Brenda Dervin, jonka Sense-making –konseptio on ollut teoreettisena viitekehyksenä useille tutkimuksille.

Käyttäjäkeskeisen paradigman kritiikkiä

Myös käyttäjäkeskeistä paradigmaa kohtaan voidaan esittää kritiikkiä. Paradigmaa voidaan pitää liiaksi yksilöllisiä lähtökohtia korostavana ja yhteiskunnalliset reunaehdot unohtavana paradigmana, joka ei siksi kykene selittämään kaikkea tiedonhankintakäyttäytymistä.


Tiedonhankintatutkimuksen klassiset jäsennykset


Empiirisen tiedonhankintatutkimuksen lisäksi ovat useat tutkijat pyrkineet hahmottamaan yhtenäistä mallia ihmisen tiedonhankintakäyttäytymiselle aina 1960-luvulta saakka.

Varsinaista yhtä yleisesti tunnustettua ja kiistatonta teoriaa, joka selittäisi ihmisen tiedonhankintaan vaikuttavia syitä, prosessia itsessään ja sen seurauksia, ei toistaiseksi ole kehitetty.

Nuorena tutkimusalana tiedonhankintatutkimus pyrkii kuitenkin jatkuvasti kehittämään omaa teoreettista pohjaansa. Hyvin monet esitetyt mallit ovat saaneet vaikutteita psykologiasta, sosiologiasta ja käyttäytymistieteistä.

Keskeisimpinä ja mielenkiintoisimpina tiedonhankintatutkimuksen teoreettisten jäsennysten esittäjinä voidaan pitää seuraavia tutkijoita ja heidän mallejaan:

Hyvin usein on todettu, että yksi tiedonhankintaa määrittävä seikka on nk. “vähimmän vaivan periaate” (Zipf 1949), jonka mukaan ihminen hankkii tiedon sieltä, mistä se on helpoimmin saatavissa. Tämä korostui ensimmäisissä tiedonhankintaan vaikuttaneiden syiden tutkimuksissa. Mitä hankalampaa tiedon hankkiminen oli jotain kanavaa pitkin, silä mielummin käytettiin vaihtoehtoista kanavaa.

Pyrittäessä selittää yksilön tiedonhankintakäyttäytymistä, on aina muistettava seuraavat vaikuttimet:

  1. Yhteiskunnalliset vaikuttimet
    - sosiaaliset
    - kulttuuriset
    - poliittiset
  2. Yksilölähtöiset vaikuttimet
    - koulutus
    - elämäntapa
    - arvomaailma
Puhtaasti yhteiskunnallisiin tai yksilöllisiin syihin nojautuen ei tiedonhankintaprosessia voida täysin tyhjentävästi selittää.

Tiedonhankinnan sosiaaliset ja kognitiiviset tekijät

© Ari Haasio / Internetix

Useat eri tiedonhankintatutkimuksen teoreetikot ovat jäsentäneet niitä sosiaalisia ja kognitiivisia tekijöitä, joita yksilön tiedonhankintaprosessiin liittyy.

Tunnetuimpia ovat T.D.Wilsonin jäsennys, Höglundin ja Perssonin tiedon hyödyntämisen analyysimalli (1985) ja Anders Malmsjön (1992) Paisleyn jäsennykseen perustuva viitekehys.




Höglund & Persson (1985)

Malli lähtee liikkeelle ongelmatilanteesta, jota leimaa epävarmuus. Tämän lisäksi huomioidaan yksilöön itseensä liittyvät tekijät, kuten kommunikaatiokyky, työmotivaatio, tausta, henkilökohtaiset ominaisuudet ja tiedonhankinnan tavoitetaso.

Kolmas tiedontarpeeseen ja tiedonkäyttöön liittyvä ryhmä on tiedon tarjonta ja tiedon saatavuus. Tarjonta ja saatavuus vaihtelevat työ- ja ongelmatilanteiden mukaan. Tämä vaikuttaa tiedonhankintakäyttäytymiseen.

Ongelmatilanne, yksilöön itseensä liittyvät tekijät ja tiedon saatavuus vaikuttavat millaiseksi yksilön kokema tiedontarve muodostuu. Nämä tekijät yhdessä vaikuttavat tiedon hyödyntämiseen ja hyödyntämisen vaikutuksiin.




Anders Malmsjö (1992)

Malmsjön mallin lähtökohta on Paisleyn viitekehys. Malmsjö painottaa ympäristö- ja tilannemuuttujia, jotka vaikuttavat hänen mukaansa voimakkaammin tiedonhankintaan kuin kognitiiviset tekijät.

Malmsjön mukaan henkilön tiedonhankintakäyttäytymiseen vaikuttaa yhdeksän eri ympäristötekijää:

1. kehysorganisaation toiminta
2. työn luonne
3. työsuoritus
4. työilmapiiri
5. henkilöstön pätevyys
6. henkilöstön kehitysmahdollisuudet
7. palaute
8. ympäristön vaatimukset
9. aika


Internetin käyttö tiedonhankinnassa

© Ari Haasio & Reijo Savolainen / Internetix

Internetistä on tullut yksi merkittävimmistä tiedonhankintakanavista. Erityisesti nuoret ja hyvin koulutetut kansalaiset käyttävät tietoverkkoja yhä enemmän hyväkseen.

Vielä 1980-luvulla tietoverkkoja käytettiin lähinnä yliopistomaailmassa. Varsinaisen läpimurtonsa tietoverkot tekivät 1990-luvun puolivälissä, jolloin Internetin käyttö kasvoi räjähdysmäisesti.

Suomi on ollut yksi maailman edelläkävijämaista Internetin käytössä. Asukaslukuun suhteutettuna vain Yhdysvalloissa Internet-liittymiä on enemmän kuin Suomessa. Jotain kasvun ripeydestä kertoo se, että vuonna 2000 Suomessa oli 762 000 Internet-liittymää; vuoden 2001 lopussa vastaava luku oli jo 950 000.

Hieman yli kahdellakymmenellä prosentilla suomalaisista on kotonaan Internet-liittymä. Lähes kaikilla kansalaisilla on kuitenkin mahdollisuus käyttää tietoverkkoja ainakin kirjastojen kautta. Merkittävä osa käytöstä tapahtuu myös työpaikoilla ja oppilaitoksissa.

Mihin verkkopalveluja käytetään?

Internetin suosituimmat palvelut ovat sähköposti, WWW, tiedostosiirto (FTP) ja keskusteluryhmät. Mitä tietoa netistä sitten etsitään? Ei-ammatillisen tiedon hankintaa suorittavat käyttäjät hyödyntävät WWWtä ja sähköpostia työn ja opiskelun ulkopuolisiin tarpeisiin. Keskimääräistä enemmän käytetään pankkipalveluja, postituslistoja, keskusteluryhmiä ja esimerkiksi verkkolehtiä.

Useat eri ammateissa toimivat henkilöt käyttävät Internetiä lähes päivittäin tiedonhankintaan. Esimerkiksi toimittajan työssä Internet on keskeinen tiedonhankintakanava.

Oman käsityksen netistä haettavasta materiaalista antaa hakukoneiden suosituimpien hakusanojen tutkailu. Muutamassa vuodessa ne ovat muuttuneet hyvin vähän. Tyypillistä niille on viihteellisyys ja populaarikulttuuria sekä aikuisviihdettä käsittelevien hakusanojen yleisyys. Myös ajankohtaiset aiheet, kuten “lähi-itä”, “Osama Bin Laden” ovat suosittuja.

Käytön ongelmat ja edut

Eräitä ongelmia, jotka ovat tulleet esiin eri tutkimuksissa (esim. Savolainen 1998), ovat tiedon luotettavuuteen ja nettiyhteyksien toimivuuteen liittyvät ongelmat. Lähdekritiikki onkin yksi niistä asioista, joihin netin käyttäjän on kiinntettävä keskimääräistä enemmän huomiota.

Keskeisimmiksi ongelmiksi ja esteiksi Savolaisen (1998) tutkimuksen mukaan koettiin seuraavat asiat:

1. Hitaus ja tukkoisuus
2. Hakuvälineiden puutteet
3. Vastenmieliset aineistot
4. Käytön kalleus
5. Aineiston fragmentaarisuus
6. Epäluotettavat aineistot
7. Palvelujen puuttuminen
8. Palvelujen hankalakäyttöisyys
9. Tekniset ongelmat
10. Muut ongelmat (esim. aikapula, kielitaidon puute jne.)

Viime vuosina etenkin kotikäyttäjiä vaivannut hitaus ja tukkoisuus on kuitenkin helpottunut yhä nopeampien yhteysmuotojen ja kotitalouksien kiinteiden yhteyksien yleistymisen myötä.

Internet koetaan usein myös kaoottisena tiedonlähteenä. Moni käyttäjä “eksyy” verkossa tahtomattaan. Useiden kansalaisten tiedonhakutaidot ovat puutteelliset, minkä vuoksi tiedonhankinta Internetistä on hankalampaa ja turhauttavaa.

Internetin merkittävimpiä etuja ovat sen ajantasaisuus, mahdollisuus reaaliaikaiseen tiedonsiirtoon ja kommunikointiin (esimerkiksi IRC = International Relay Chat) sekä globaalisuus. Tietoverkon välityksellä on mahdollista hankkia tietoa eri puolilta maailmaa ja vastaavasti tuottaa ja julkaista ajantasaista tietoa nopeammin ja edullisemmin kuin millään muulla tavoin.

Tietoverkot ja yhteiskunta

Internetin voimakas kasvu on aiheuttanut yhteiskunnalle runsaasti paineita, jotka heijastuvat useille eri elämänaloille. Internetistä on tullut jokapäiväisen kommunikaation apuväline (sähköposti) ja tärkeä tiedonhankinnan väylä niin työelämässä kuin sen ulkopuolellakin.

Kirjastot ovat uusien haasteiden edessä, ja oppilaitokset ja koululaitos ovat joutuneet huomioimaan tietoverkkojen merkityksen opetuksessa; uusia opetusmenetelmiä ja verkko-opetusta on kehitetty viime vuosina runsaasti. Samalla yhteiskunta on panostanut tietoverkkojen hyväksikäytön opettamiseen peruskoulun ala-asteelta lähtien.

Internetin yleistymisen myötä kansalaiset ovat joutuneet opettelemaan “uuden kielen”: medialukutaidon. Hypertekstuaalisten dokumenttien hyödyntäminen ja niiden tuottaminen on ollut yksi tietoteknisen vallankumouksen mukanaan tuomista haasteista. Kansalaisilta edellytetään:

1. tietoteknisten perusvalmiuksien hallintaa (esim. tekstinkäsittely)
2. tiedonhaun perusvalmiuksien hallintaa
3. uuden media mukanaantuomien dokumenttityyppien lukutaitoa
4. kykyä tuottaa ja jäsentää tietoverkkoon soveltuvaa materiaalia

Valmiuksien taso on vaihdellut lähinnä henkilön työtehtävien ja intressien mukaan. Koulutetut ja nuoret ovat olleet edelläkävijöitä Internetin käytössä, mutta tietoverkkojen käytön suosion kasvaessa Internetistä on tullut koko kansan omaisuutta. Sukupuolten välinen kuilu on myös hävinnyt lähes kokonaan; nykyään verkkoja hyödyntävät yhtä lailla niin naiset kuin miehetkin. Ikäryhmien välillä on vielä selviä eroja: nuoret käyttivät verkkopalveluja aktiivisemmin kuin esimerkiksi eläkeläiset.

Internetin käyttöön vaikuttavat tekijät

Tarkasteltaessa Internetin käyttöön vaikuttavia tekijöitä voimme erottaa käyttöön vaikuttavat ulkoiset ja sisäiset tekijät. Ulkoiset tekijät johtuvat kulttuurisesta, taloudellisesta ja sosiaalisesta kontektista, sisäiset tekijät henkilöstä itsestään.

Jos käyttöön vaikuttavia tekijöitä tarkastellaan ammatillisen tiedon hankintaan liittyen, voidaan erottaa ainakin seuraavat ulkoiset vaikuttimet, jotka määräävät Internetin käyttöä työtehtävissä:

1. Työtehtävien luonne
2. Työtehtävien edellyttämät tietovaatimukset
3. Verkkopalvelujen käyttömahdollisuudet
4. Työnantajan suhtautuminen Internetin käyttöön tiedonhankintakanavana
5. Verkkopalvelujen käytettävyys
6. Viestinnän ja tiedonhankinnan käytännöt organisaatiossa

Kun asiaa tarkastellaan työn ulkopuolisten tiedonhankintatarpeiden kannalta, voidaan mainita ainakin seuraavat ulkoiset vaikuttimet:

1. Viestinnän ja tiedonhankinnan käytännöt
2. Verkkopalvelujen käytön taloudelliset syyt/esteet
3. Verkkopalvelujen saatavuus
4. Verkkopalvelujen käytettävyys

Suurin merkitys on kuitenkin henkilön sisäisillä vaikuttimilla, joista voidaan mainita ainakin seuraavat syyt:

  1. Yksilön elämäntapa
    - Harrastukset/kiinnostuksen kohteet
    - Kulutusmallit
    - Työn ja vapaa-ajan suhde
  2. Sosiaalinen tausta
  3. Omat taloudelliset voimavarat
  4. Viestinnän ja tiedonhankinnan omaksutut käytännöt ja halukkuus niiden muuttamiseen (muutosvastarinta/muutosmyönteisyys)
  5. Verkkopalvelujen käytön motiivit (harrastukset, tiedonhankinta, asioiden hoito jne.)
  6. Tietoisuus verkkopalveluista
  7. Käytön yksilölliset esteet: asenteelliset, taloudelliset, kiinnostuksen puute, käyttötaitojen puute
  8. Käyttökokemukset (myönteiset/kielteiset)
  9. Käyttötaidot
  10. Verkkoyhteydet/yhteyden puute
Reijo Savolainen (1998) on havainnollistanut niitä syitä, jotka vaikuttavat tietoverkkojen käyttöön työn ulkopuolisiin tarpeisiin seuraavankaltaisella kaaviolla:

external image tietover.gif

Tietoverkkopalvelujen käytön taustalla on yhteiskunnallinen konteksti, eräänlainen “ajan henki”, joka vaikuttaa yksilön halukkuuteen käyttää tai olla käyttämättä tietoverkkoja. Trendikkyys, IT-alan kehitys ja tietoyhteiskunnan korostaminen ovat esimerkkejä ajan hengen vaikutuksesta tietoverkkojen käyttöön.

Toisaalta myös käyttökokemuksilla on käytön jatkuvuuden kannalta ratkaiseva merkitys. Iso osa suomalaisista on käyttänyt Internetiä vähintään kokeilumielessä. Tilastokeskuksen marraskuussa 2001 keräämien tietojen mukaan 59 prosenttia 15-64 –vuotiaista oli käyttänyt Internetiä vähintään kerran viimeksi kuluneen kolmen kuukauden aikana. Aktiivikäyttäjien määrä on kuitenkin tuntuvasti pienempi.

Positiiviset käyttökokemukset johtavat käytön säännönmukaisuuteen, kun taas negatiiviset kokemukset toimivat käytön esteinä. Verkkopalvelujen tarjonnan ja niiden sisällön sekä käytettävyyden on vastattava käyttäjän odotuksia.

Tietoverkkojen käyttö vs. muiden kanavien käyttö

Internetin läpimurron myötä on keskusteltu paljon tietoverkkojen vaikutuksesta esimerkiksi sanomalehtien ja kirjojen lukemisen määrään. Toisaalta Internet mahdollistaa juoksevien asioiden hoitamisen tietoverkon kautta ja vähentää näin palvelujen tarvetta (esimerkiksi rutiininomaiset pankkiasiat).

Paitsi lukemisen ja muiden medioiden käyttöön vaikuttavana tekijänä, Internetin vaikutusta informaalien viestintäkanavien käyttöön sekä sosiaalisiin kontakteihin on myös pohdittu eri foorumeilla.

Ennen kaikkea sähköposti ja erilaiset Internetin kautta käytettävät palvelut (esim. pankkipalvelut) ovat vakiinnuttaneet asemansa.

Tarkasteltaessa asiaa muiden medioiden kannalta, Internetin käyttö ei ole verottanut niihin kohdistuvaa mielenkiintoa kovinkaan runsaasti. Verkkolehdet eivät ole pystyneet korvaamaan perinteisiä lehtiä ja radio on säilyttänyt edelleen merkityksensä. Savolaisen (1998) mukaan oireita mediamaiseman muutoksesta kuitenkin on ja hän mainitsee esimerkkinä verkkopalvelujen aktiivikäytön, joka verottaa television katseluun käytettyä aikaa.

Sen sijaan lukemisharrastukseen Internet ei ole juurikaan vaikuttanut. Tätä seikkaa todistavat muun muassa kirjastojen lainausluvut.

Merkkejä Internetin käytön muuttumisesta yhä viihteellisempään suuntaan on kuitenkin olemassa. Esimerkkinä tästä ovat erilaiset kehitelmät television ja nettiyhteyden yhdistämiseksi eräänlaiseksi kodin multimediakeskukseksi.

Verkkoaineiston voikin katsoa olevan nykymuodossaan painettua materiaalia ja muita viestimiä täydentävää. Kullakin on oma roolinsa. Aika näyttää sen, kuinka näiden roolien kehitys jatkuu ja miten eri viestimet selviävät rajussa kilpailussa.

Tietoverkkojen käytön tutkimus

Valtaosa tiedonhankinnan piirissä tehdyistä Internetiä koskevista tutkimuksista on keskittynyt tietoverkkojen ammatilliseen tiedonhankintaan. Lisäksi Internetin räjähdysmäisen kasvun myötä on tehty runsaasti erilaisia käyttötutkimuksia (esim. Rissa & Järvinen 1996, 1997 luettavissa verkossa http://www.pjoy.fi/tutkimus/kt97/).

Tietoverkkojen käyttöä on selvitelty 1970-luvun alusta asti. Valtaosa tutkimuksista on tehty Yhdysvalloissa osana tietokonevälitteisen viestinnän (computer-mediated communication) tutkimusta.

Kotimaisia tutkimuksia

Ensimmäisiä kotimaisia tutkimuksia olivat muun muassa Anita Rubinin (1992) Posti- ja telelaitoksen Telebox-sähköpostikokeilua käsitellyt Kirjeitä puhelinlankoja pitkin ja Minna Hanhikorven (1994) TeleSammon eri palvelujen käyttöä ja käyttäjien arvioita koskeva pro gradu –työ.

Kansallinen multimedia –ohjelmassa (KAMU) selvitettiin kansalaisten multimediapalveluihin kohdistamia odotuksia (1997). Samoihin aikoihin ilmestyi Reijo Savolaisen (1998) tutkimus Tietoverkot kansalaisten käytössä – Internet ja suomalaisen tietoyhteiskunnan arki –teos. Lisäksi Savolainen on julkaissut aiheesta artikkeleita (1995, 1996, 1997) ja selvittänyt verkkojen käyttötutkimuksen lähtökohtia ja keskeisimpiä tuloksia.

Myös Jaana Lamminmäki on käsitellyt tietoverkkojen käyttöä omassa pro gradu –työssään (2000).

Suomessa on tehty valitettavan vähän kansalaisten Internetin käyttöä selvittäviä tutkimuksia. Tilastokeskuksen tutkimuksista kannattaa mainita Juha Nurmelan (2001) Kolme vuotta tietoyhteiskunnassa sekä tiedotustutkimuksen alaan liittyvä Sinikka Sassin väitöskirja Verkko kansalaisyhteiskunnan käytössä: tutkimus internetistä ja uusista politiikan muodoista (2000) (linkki) ja Seija Ridellin Locality in the global net: the Internet as a space of citizen communication and local publicness (2001).

Verkkojen käyttötutkimuksen tyypit

Savolainen (1997) jakaa verkkojen käyttötutkimuksen tyypit kvantitatiivisiin ja kvalitatiivisiin tutkimuksiin. Valtaosa tutkimuksista on ollut luonteeltaan kvantitatiivista. On tutkittu käytön määrää, useutta jne. Sen sijaan käytön merkityksiä koskeva tutkimus on ollut vähäisempää.

Savolaisen (1997) mukaan verkkojen käyttötutkimukset voidaan jakaa kuuten eri ryhmään niiden intressin (tutkimuksen kohdealue) ja käytön keskeisen ulottuvuuden mukaan. (kts. kuvio)

external image tietyypi.gif

Lähdekritiikin merkitys

Monissa yhteyksissä on tullut esille, että ainakin aktiivisemmat Internetin käyttäjät tiedostavat netissä olevan materiaalin kirjavuuden. Koska Internet on täysin vapaa julkaisukanava, kuka tahansa voi julkaista siellä millaista tahansa materiaalia ilman ennakkotarkistusta.

Internetin avoimuuden takia, on siellä esiintyvään tietoon suhtauduttava kriittisesti. Sivuston luotettavuutta arvioitaessa tulisi kysyä kuusi kysymystä:

  • Kuka?
  • Mitä?
  • Miksi?
  • Miten?
  • Kenelle?
  • Milloin?
Näihin kysymyksiin vastaamalla selviää pitkälti se, mitkä ovat ne motiiviperustat millä tieto on tuotettu. Tiedon tuottaja, kohderyhmä ja tarkoitus ovat keskeisessä roolissa lähdekritiikin kannalta. Myös tiedon julkistamis- tai tuottamisajankohta on usein tärkeä tietää.

Eräitä tapoja selvittää Internet-sivuston luotettavuutta ovat:

  • Tiedoston koodin tarkistaminen ts. Kuinka sivu on koodattu ja milloin jne.
  • Manuaalinen varmentaminen tiedon tuottajalta (esim. soitto)
  • URL-osoitteen varmistaminen alaspäin etenemällä eli miinustaminen (esim. www.uta.fi/laitokset/ -> www.uta.fi)
  • Aineiston tuottajan taustojen selvittäminen

Tiedonhankintatutkimuksen keskeisiä lähteitä


Ulkomaiset aikakauslehdet

  • Information Processing and Management
  • Information Services and Use (ISU)
  • International Journal of Information Management
  • Journal of Documentation
  • Journal of Information Science
  • Journal of the American Society for Information Science and Technology (JASIST)
  • Library and Information Science Research (LISR)
  • The Library Quarterly (LQ)
  • Social Science Information Studies (1979-1985)
Kotimaiset aikakauslehdet


Satunnaisesti artikkeleita myös Kirjastolehdessä ja Tietopalvelulehdessä.

Katsausjulkaisu

  • Annual Review of Information Science and Technology (ARIST) 1966-

Konferenssit